活動策劃人員可以幫助客戶提供一條龍的策劃服務，而讓他們的工作更輕松的酒店更有可能贏得相關的場地業(yè)務。這是 2019 年 Cvent Planner 采購報告：全球版的結論，該報告基于 Cvent 委托對全球 2,650 名合格規(guī)劃師進行的調(diào)查。在調(diào)查受訪者中，69% 的人每年至少管理 11 場活動，37% 的人組織 50 場或更多。再加上據(jù)報道大多數(shù)類型活動的出席人數(shù)有所增加，這種不斷增加的工作量凸顯了酒店經(jīng)營者應該重視使每個策劃者的互動快速且以服務為導向。

　　活動策劃師最看重什么?

　　1.溝通是所有關系的關鍵

　　44% 的活動策劃人員認為溝通不暢是選擇不向場地提交 RFP的原因。即使他們這樣做了，一個不完整的提議也會促使他們迅速拒絕一個場地。他們沒有時間追蹤更多信息，因為他們?nèi)匀槐仨殤獙εc會者和管理人員不斷提高的期望。

　　如果回復有錯誤的名稱或日期，“顯然你根本沒有真正注意這個提案，”AxoGen 規(guī)劃師 Leanna Mosquera 在我們的“會見規(guī)劃師”系列中告訴我們。“我沒有時間經(jīng)歷 30對我們所做的每個程序的錯誤響應”，因此提供不充分信息的場所更有可能立即被拒絕。我們的 Cvent Planner 采購報告受訪者同意：32% 的受訪者希望酒店在其 RFP 響應中提高對細節(jié)的關注，而 20% 的受訪者希望響應更快。

　　2.場地本身

　　成本始終是影響策劃者預訂決策的首要因素，但在今年的報告中，活動空間布局同樣重要。它們并列為最重要的因素 (45%)，略高于地點和是否有首選日期(各占 42%)。

　　雖然底線仍然是主要影響因素，但結果表明其他考慮因素的重要性日益增加。恰當?shù)睦樱撼^ 70% 的規(guī)劃者希望在考慮切換到他們的第二選擇地點之前至少節(jié)省 6% 的成本。這意味著酒店和場館不再可能僅僅因為提供最優(yōu)惠的價格而贏得集團業(yè)務。

　　酒店經(jīng)營者還可以通過幫助策劃者創(chuàng)造更多“現(xiàn)在就在這里”的體驗來吸引他們。當被問及他們使活動令人難忘的策略時，56% 的策劃者表示他們利用音樂等現(xiàn)場娛樂，35% 的策劃者使用彈出式活動和驚喜。

　　3.大酒店空間還不夠：服務有助于產(chǎn)生忠誠度

　　雖然合適的會議空間和獨特的體驗可以讓策劃者預訂您的酒店，但服務是贏得回頭客的關鍵。超過一半 (59%) 的受訪策劃者表示，酒店員工缺乏專業(yè)精神是他們不會返回酒店的原因。這些結果呼應了 MeetingAdvice 資深人士 Steve Goodman 在我們的 Meeting the Planner 系列中表達的擔憂。他希望“從你把車停到酒店的那一刻起，遇到門衛(wèi)，到前臺，一直到家政服務，都要有一定的專業(yè)水平。工作人員所表現(xiàn)出的專業(yè)水平通常會與您在該酒店可能舉辦的活動類型產(chǎn)生共鳴。”