會議和活動既費時又費錢，而且充滿了意料之外的危機。但它們也是員工、客戶和潛在客戶參與度、收入、培訓和業(yè)務(wù)影響的關(guān)鍵驅(qū)動因素。當面臨不可預見的挑戰(zhàn)時，組織必須做好準備并能夠迅速采取行動。無論您是負責活動后勤、財務(wù)還是潛在客戶流，您都需要建立正確的系統(tǒng)，以提高您的工作效率，并在規(guī)劃未來的會議和活動時訪問做出決策所需的數(shù)據(jù)。

　　在規(guī)劃未來的活動策劃時要問自己的關(guān)鍵問題：

　　你能想象你的整個會議和活動策劃嗎?

　　當利益相關(guān)者說“讓我們舉辦一個活動”或“讓我們?nèi)∠粋€活動”時，您能否自信地接聽電話?

　　虛擬活動在哪里適合您的整體戰(zhàn)略

　　一、危機后重建

　　危機會給組織造成混亂，但也可能暴露機會領(lǐng)域。由于組織面臨重新評估他們的活動策劃戰(zhàn)略，現(xiàn)在是實施系統(tǒng)和改進流程的好時機，您不僅可以幫助您恢復并更有條理，而且可以更好地為未來做好準備。為您的會議和活動創(chuàng)建一個清晰的危機管理流程將為您提供下一次的行動策劃，而正確的系統(tǒng)將為您提供做出數(shù)據(jù)驅(qū)動決策所需的信息，以幫助您恢復。

　　在危機期間擁有集中的活動管理策劃會有所幫助

　　了解所有全球會議和活動

　　捕獲和自動化溝通渠道

　　識別從高風險地區(qū)旅行的任何人

　　讓每個人都了解情況并與您的與會者交流

　　跟蹤取消的財務(wù)影響

　　重復使用已取消的空間以在以后節(jié)省資金

　　二、全面控制您的活動策劃的會議管理

　　會議和活動是每個組織的寶貴工具。平均 B2B 營銷預算的 24% 集中在活動上，這意味著公司希望看到他們對整個活動策劃的投資獲得回報。

　　更具戰(zhàn)略性地管理會議可為您的組織帶來固有的好處：

　　經(jīng)審核視為合規(guī)

　　節(jié)省資金或更好地利用您的會議開支進行談判

　　通過更有效的活動增加銷售額

　　一致的品牌

　　改善您與客戶的關(guān)系

　　確保您的員工和客戶的安全和保障

　　會議管理使會議和活動策劃者和營銷人員能夠了解他們所有活動中正在發(fā)生的事情。正確的技術(shù)將幫助您管理整個活動生命周期、簡化審批和執(zhí)行、提供一流的與會者體驗，并為您提供自信地推動業(yè)務(wù)發(fā)展所需的洞察力。

　　三、可見性和控制

　　你無法管理你看不到的東西。確保您可以查看所有會議和活動。對于任何典型的活動，都有多個移動部分，如果不仔細跟蹤，一些非常大和一些較小的細節(jié)可能會被擱置一旁。將所有內(nèi)容保存在一個地方，您可以隨時過濾和提取報告。當您必須迅速掌握每個策劃中的會議或活動時，您會很高興將它們組織在一個地方。

　　四、節(jié)省成本：更好的活動預算

　　在活動支出方面，沒有任何神秘之處。通過了解您的整體支出，您可以查看每個單獨活動以及整體活動策劃中的儲蓄或支出。通過簡化流程，您可以使用標準化和自動化來控制活動預算，從而降低活動成本?；顒佑袛?shù)百個不同的預算項目，但通過跟蹤它們，您可以控制活動預算并確保沒有任何問題。

　　會議管理可幫助您削減成本的地方

　　場地：場地消耗 25-30% 的活動預算。要查找活動場地，請創(chuàng)建戰(zhàn)略采購流程來比較投標、利用首選合作伙伴并使用已取消的空間積分。

　　小型會議：密切關(guān)注這些活動，確保節(jié)省時間和金錢。雖然它們并不總是您的組織可能策劃或可能不策劃的最大或最明顯的活動，但它們可能占您預算的很大一部分您沒有看到。

　　總體策劃：當您使用預算管理工具時，您可以跟蹤所有內(nèi)容。這可以幫助您確定可以削減成本的領(lǐng)域，并更好地跟蹤活動的所有費用。

　　五、通過會議管理證明 ROI

　　通過深入了解您的整個會議和活動策劃，您可以使用集中數(shù)據(jù)向利益相關(guān)者證明活動回報 (ROE)，并就您的活動做出數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策。會議管理策劃的標準化流程和程序可確保高質(zhì)量的會議和活動，從而提高員工忠誠度，或者在外部會議的情況下，實現(xiàn)收入歸因或品牌忠誠度等業(yè)務(wù)目標。隨著營銷活動越來越多地集成到 SMM 策劃中，將會議技術(shù)與 CRM 和營銷自動化技術(shù)等潛在客戶管理工具相結(jié)合，您可以將收入歸因于會議和活動?；顒庸芾砑夹g(shù)還有助于更準確地跟蹤會議和活動成本，使您能夠跟蹤支出指標，例如每個潛在客戶的成本、成本節(jié)約、人均成本、投資回報和活動回報。當涉及到策劃和召開會議這一最重要的業(yè)務(wù)時，就是這樣。

　　六、風險緩解

　　所有活動都容易受到風險的影響，無論是財務(wù)、監(jiān)管、合同、基于聲譽、與會者安全和安保還是注意義務(wù)風險。與了解法規(guī)的會議管理合作伙伴一起，您可以確信在您構(gòu)建下一個活動或會議時，它符合所有適用法規(guī)。通過準備好清晰且有組織的數(shù)據(jù)，您將能夠通過識別哪些活動存在風險以及如何為您的組織和與會者降低風險，從而對您的活動策劃做出快速決策。許多組織花費數(shù)天時間收集關(guān)鍵信息，例如取消截止日期、減員日期、房間預訂承諾、取消費用等。

　　七、效率

　　策劃一個或五個或更多活動需要寶貴的時間。效率是必須的。會議管理工具允許您自動執(zhí)行許多手動活動管理任務(wù)、收集活動詳細信息、自動審批流程、創(chuàng)建注冊模板、電子郵件營銷工具和社交參與功能。它實施一致的流程，使會議策劃標準化，節(jié)省數(shù)小時的時間，并使策劃者和其他利益相關(guān)者騰出時間來處理其他活動。它通過正式的會議跟蹤和批準流程確保遵守法律和組織準則，最終使您能夠管理和降低風險。

　　八、客戶體驗

　　貴公司希望為會議提供一致且高水平的服務(wù)，以推動內(nèi)部和外部客戶參與。會議管理策劃還旨在提供卓越的客戶體驗。集中化和流程帶來了一致性。您想要創(chuàng)建一種體現(xiàn)您組織品牌的活動體驗，無論是虛擬的還是面對面的?；顒庸芾砑夹g(shù)使整體體驗更好。它改進了注冊、活動營銷、活動執(zhí)行以及數(shù)據(jù)和安全性。這一切都是為了創(chuàng)建一個可以控制的會議和活動程序。

　　會議管理工具通過以下方式改善與會者體驗

　　遵守數(shù)據(jù)和安全法規(guī)

　　代表公司的品牌化、一致的與會者體驗

　　使用活動技術(shù)使活動更順暢

　　強制使用首選供應(yīng)商

　　通過反饋調(diào)查從過去的活動中學習，以策劃未來的會議和活動

　　九、活動策劃成功的會議管理

　　有了正確的系統(tǒng)和流程，您將能夠可視化整個會議和活動策劃、降低成本、降低風險、提高效率并改善客戶體驗。活動管理技術(shù)讓您在應(yīng)對危機時高枕無憂，并允許您創(chuàng)建為業(yè)務(wù)帶來價值的戰(zhàn)略性活動策劃。查看您的活動策劃，了解會議管理解決方案是否適合您的組織。