簡單明了，我認(rèn)為我們都同意會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)因 COVID-19
大流行而發(fā)生了變化。隨著這些變化的出現(xiàn)，政策和指導(dǎo)方針將成為未來舉辦活動(dòng)的新標(biāo)準(zhǔn)，這引出了幾個(gè)問題。在這個(gè)新世界中，人們?nèi)绾尾少張龅?您如何以及從哪里開始您的采購之旅?您可以使用哪些資源來確保您的計(jì)劃符合當(dāng)前的指導(dǎo)方針，包括保持社交距離，讓人們?cè)谀幕顒?dòng)中感到自在?
第 1 步：評(píng)估您的活動(dòng)計(jì)劃足跡和采購安全場地
您采購之旅的第一步是查看您的活動(dòng)計(jì)劃“足跡”，這意味著對(duì)即將舉行的活動(dòng)進(jìn)行全面審查。
我們?cè)诖罅餍衅陂g學(xué)到的一件事是，地方、市和國家在限制、重新開放、旅行限制、社會(huì)疏遠(yuǎn)等方面并沒有平行運(yùn)行。因此，您需要決定的第一件事是在哪里您的活動(dòng)將會(huì)舉行。如果您決定將有一個(gè)面對(duì)面的活動(dòng)策劃，我們建議與場地建立良好的關(guān)系，以便在實(shí)施新的變化時(shí)保持聯(lián)系，因?yàn)樗麄兒芸赡苁堑谝粋€(gè)知道的。
接下來，您需要確定活動(dòng)的范圍或全貌。無論您計(jì)劃召開何種類型的會(huì)議，在決定如何組織會(huì)議時(shí)，都需要考慮一些關(guān)鍵事項(xiàng)。
意圖——會(huì)議的目的是什么?
參與者——誰將參加?
團(tuán)體規(guī)?！卸嗌偃藚⒓?
建立您的目標(biāo)和初步項(xiàng)目范圍使您能夠制定您的活動(dòng)并獲得領(lǐng)導(dǎo)層的支持。如果您的組織已經(jīng)參與了該活動(dòng)，那么您的目標(biāo)和范圍將幫助您進(jìn)入下一階段的計(jì)劃。
在大流行之前，大量的會(huì)議或活動(dòng)預(yù)算通?；ㄔ趫龅厣稀Ｈ欢?，隨著虛擬和混合活動(dòng)的興起，這種情況發(fā)生了變化，由于場地費(fèi)用降低，曾經(jīng)可能超出計(jì)劃者預(yù)算的事情現(xiàn)在可能成為現(xiàn)實(shí)。
會(huì)議類型
您的活動(dòng)類型的需求和可交付成果會(huì)有所不同，因此請(qǐng)務(wù)必考慮每種類型固有的差異。事件類型可以分類為公司、私人或慈善。企業(yè)活動(dòng)側(cè)重于業(yè)務(wù)發(fā)展、消費(fèi)者增長和參與，而私人活動(dòng)則更具娛樂性，而慈善活動(dòng)則僅出于慈善目的而舉辦。
最好的企業(yè)活動(dòng)都有與之相關(guān)的具體和可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，考慮到每個(gè)活動(dòng)的成本和計(jì)劃數(shù)量，這是有道理的。如果您是企業(yè)活動(dòng)策劃的新手，或者您只是在尋找更多靈感來幫助您實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，我們可以滿足您的需求。
會(huì)議規(guī)模
會(huì)議的規(guī)模在活動(dòng)范圍中也起著關(guān)鍵作用。既然您知道“為什么”要計(jì)劃該活動(dòng)，那么是時(shí)候弄清楚“誰”將出席。這通常是一個(gè)問題，即誰將從活動(dòng)的目的中受益，或者誰需要在場才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
對(duì)于您了解您的觀眾的小型活動(dòng)，匯總并獲得客人名單可能很簡單。但對(duì)于會(huì)議或社區(qū)范圍內(nèi)的活動(dòng)等大型活動(dòng)，與會(huì)者池可能會(huì)更加活躍。如果您計(jì)劃舉辦大型活動(dòng)，您的潛在參加者可能有不同的偏好、愿望、學(xué)習(xí)方式等。因此，在活動(dòng)漏斗的任何階段全面應(yīng)用相同的公式將意味著降低您參與的效率任何給定的人。
第 2 步：根據(jù)要求與場地保持一致以滿足您的需求
從歷史上看，策劃者和他們的場地合作伙伴之間的關(guān)系從來都不是無縫的體驗(yàn)。正如我們上面提到的，活動(dòng)行業(yè)已經(jīng)發(fā)生了變化，現(xiàn)在為了舉辦活動(dòng)，需要考慮更多甚至更多的變量，包括地點(diǎn)、旅行能力和限制、會(huì)議規(guī)模和空間、與會(huì)者行為，甚至更高安全標(biāo)準(zhǔn)。在您的主協(xié)議合同中，我們建議您特別注意以下內(nèi)容：
協(xié)商價(jià)格
讓步
條款和條件/重新預(yù)訂條款
取消空間
健康和安全
場地比以往任何時(shí)候都更加準(zhǔn)備好滿足您的要求，因此請(qǐng)確保您在現(xiàn)場預(yù)先說明您需要什么。
