2023.01.11
RFP采購和最佳實踐，技巧6:設(shè)定“遠(yuǎn)大期望”，我們開始看計劃者應(yīng)該在RFP中包括的信息。具體細(xì)節(jié)可能會因會議或組織的不同而不同，但有一件事肯定會讓每一份RFP都在酒店高層引起人們的注意:設(shè)定“高”期望值。
這包括兩個主要方面:響應(yīng)時間框架和問題數(shù)量。在RFP中包含合理數(shù)量的問題。當(dāng)你創(chuàng)建RFP發(fā)送給你研究過的供應(yīng)商時，要真正考慮你需要的細(xì)節(jié)數(shù)量。你在尋找場地的過程中處于什么階段?你真的只需要基本的信息，如價格、日期和空間，還是你已經(jīng)縮小了你的名單，并試圖做出最后的決定?你所處的階段，以及任何公司的要求，應(yīng)該決定你要求酒店提供多少細(xì)節(jié)。通過將某些問題設(shè)為必問，其他問題設(shè)為可選，來傳達哪些問題是最重要的。
此外，請確保包括有關(guān)的問題，并指出任何潛在的交易破壞者。這進一步幫助酒店了解您的需求，并有助于增加對您的RFP的合格響應(yīng)。要求在合理的時間范圍內(nèi)做出回應(yīng)。我們生活在一個即時的信息時代，但酒店不可能在24-48小時內(nèi)回復(fù)每一份RFP。想象一下，當(dāng)有人來到你的辦公桌前，要求立即開展一個項目時，你會有多沮喪。
最佳實踐規(guī)定，您允許最少48到72小時的響應(yīng)時間，最多兩周。如果這是一個需要在24到48小時內(nèi)做出回應(yīng)的臨時會議，請給酒店一個理由。讓他們知道你正在做一個快速的決定和快速周轉(zhuǎn)的原因。同樣，目標(biāo)是通過電子渠道進行有效溝通，這將提高您的回復(fù)率。通過對向酒店提出的問題數(shù)量和要求的回復(fù)時間設(shè)定較高的期望值，酒店能夠?qū)δ腞FP提供更周到和詳細(xì)的回復(fù)，為您提供更好的回復(fù)，也為酒店贏得業(yè)務(wù)提供更好的機會。
