如果被問到，您能否回答這個問題——您的活動策略是什么?大多數(shù)活動專業(yè)人士可能會回答“是”——但這些策略的復雜性各不相同。

　　您的活動策略是您的會議和活動計劃中最重要的部分之一。幾乎不可能沒有活動策略——沒有活動策略，無論您的會議或活動的規(guī)模和范圍如何，都會讓自己陷入失敗。有效的會議和活動計劃涵蓋所有活動類型(現(xiàn)場、虛擬和混合)，并歸結(jié)為您的活動策略。它滲透到您業(yè)務(wù)的各個方面。從活動目標到證明活動成功，您的策略是您希望通過會議和活動計劃實現(xiàn)的目標以及如何衡量成功的路線圖。

　　活動策略：它是什么?

　　通常，活動策略處于次要地位。為什么?計劃者每天都陷入如此困境，以至于專注于更宏觀的戰(zhàn)略計劃可能具有挑戰(zhàn)性。聽起來有點熟?簡而言之，活動策略是組織在所有現(xiàn)場、虛擬和混合活動中開發(fā)有目的、可衡量和以數(shù)據(jù)為依據(jù)的會議和活動計劃的能力。該戰(zhàn)略應(yīng)與組織目標保持一致。活動策略的有效性在于其關(guān)鍵績效指標 (KPI) 的清晰性和相關(guān)性、組織如何決定舉辦和參加哪些活動(活動選擇過程)、活動如何獲得批準以及預(yù)算管理。

　　活動策略計劃

　　而活動策略看似抽象的活動策略計劃卻是具體的。它確定了未來一年或季度的路線圖，并確定了機會和目標領(lǐng)域。您的活動戰(zhàn)略計劃源于業(yè)務(wù)和組織目標的結(jié)合。雖然您的部門獨一無二，但您的活動策略會影響并應(yīng)與公司目標保持一致?；顒硬邉濍m然有時看起來很隨意，但應(yīng)該有目的和結(jié)構(gòu)。根據(jù)您的組織認為相關(guān)的活動類別和活動類型，您的活動戰(zhàn)略計劃將確保公司目標與舉辦的活動類型保持一致，無論是面對面的還是虛擬的，以便看到最大的活動成功并獲得回報投資(ROI)。活動戰(zhàn)略規(guī)劃可以在一年中的任何時間進行，但與公司目標設(shè)定一起進行時最有益。

　　活動策略模板

　　創(chuàng)建一個您可以在未來幾年重新訪問的活動策略模板?？蚣転槟腴T提供了良好的基礎(chǔ)。您的模板應(yīng)遵循利益相關(guān)者認可的格式。如果所有計劃都采用帶有副標題和附錄的 Word 文檔的形式，請以相同的方式布置您的模板。如果您的公司依賴 PowerPoint，請在一系列幻燈片中設(shè)置您的計劃框架。該模板旨在簡化計劃，而不是添加額外的步驟。如果你從右腳開始，你在路上的工作就會減少。

　　當您開始構(gòu)建模板時，請考慮以下事項：

　　該組織今年的主要業(yè)務(wù)目標是什么?

　　活動如何影響或與這些目標聯(lián)系起來?

　　哪種活動類型(現(xiàn)場、虛擬或混合)最能滿足活動目標?

　　一年內(nèi)將創(chuàng)建多少活動?

　　您的計劃中有哪些類型的活動?

　　您的活動的期望輸出是什么?

　　您的團隊是否有足夠的資源來執(zhí)行預(yù)期數(shù)量的活動?

　　可以使用活動管理工具將您的活動計劃提升到一個新的水平嗎?

　　定義活動目的

　　您計劃的每個活動都有一個目的。如果沒有，那么您將不會獲得利益相關(guān)者的支持。一些活動目標示例是建立網(wǎng)絡(luò)、收集線索、提高團隊士氣或教育。無論活動目的是什么，它都應(yīng)該與您的戰(zhàn)略活動目標相關(guān)聯(lián)。

　　活動目標

　　有兩個級別的活動目標。一個是針對單個活動級別的，另一個針對您的整個活動計劃。您的活動目標與活動的主要目的相關(guān)。為了有效，您的活動目標應(yīng)該明確，專注于可實現(xiàn)的目標，并與您的整體活動策略相關(guān)。

　　活動目的聲明

　　應(yīng)明確說明您的特殊活動的目的?；顒幽康穆暶骺梢宰龅竭@一點。通過為每個活動創(chuàng)建活動目的聲明，您可以確定重要性級別、必要支出和組織重點。您的活動推廣和活動營銷策略將與活動目的相稱。考慮為每個活動創(chuàng)建一個目的聲明，確定目標參與者、創(chuàng)建活動的理由和預(yù)期結(jié)果。如果可以，請使活動目的聲明的語言與公司目標保持一致。

　　設(shè)定明確的活動目標

　　實現(xiàn)目標的關(guān)鍵第一步是定義它們。要問的問題是“我為什么要舉辦這個活動?”

　　滿足目標和目的

　　有些會議有非常明確的目標，這取決于它們是什么類型的會議。例如，在銷售啟動時，目標可能是讓銷售團隊談?wù)撋痰辍灰子懈偁幜Φ那閳?、團隊建設(shè)，并為新的銷售期獲得動力。同時，諸如年度股東大會之類的活動可能會因各種長期因素而產(chǎn)生不同的目標。在定義目標時，了解這些上下文細節(jié)很重要。目標將根據(jù)活動是虛擬舉辦、面對面舉辦還是混合舉辦而改變，因為它們都有不同的好處和限制。但是，這并不意味著您應(yīng)該為似乎有明顯目標的會議取消第一步。在每個活動的背景下定義你的目標很重要：因此是“活動策略”。

　　調(diào)整公司目標和活動策略

　　戰(zhàn)略性活動策劃始于確定組織目標并利用活動的力量來實現(xiàn)這些目標。你知道你的組織的目標。這是一個很好的起點。如果您想增加收入，您的活動應(yīng)該以您的產(chǎn)品為中心。雖然社交歡樂時光可能很有趣，但它更有可能增加潛在客戶和面對面的聯(lián)系，而不是確保已完成的交易。您選擇舉辦的活動類型應(yīng)符合公司的首要任務(wù)。

　　公司目標和活動類型

　　增加收入：貿(mào)易展

　　打造品牌：思想領(lǐng)袖會議

　　減少組織更替：內(nèi)部團隊建設(shè)活動

　　教育客戶：虛擬培訓課程

　　計劃您的活動日歷

　　時機很重要。產(chǎn)品發(fā)布、會員注冊時間，甚至天氣都會影響與會者的可用性。

　　盤點：

　　行業(yè)活動

　　競爭對手活動

　　一年中的時間

　　與會者位置

　　使用智能目標

　　沒有什么比計劃一場精彩的活動更糟糕的了，當一切都結(jié)束并完成時，沒有跟蹤分析來衡量成功。戰(zhàn)略性活動策劃是關(guān)于數(shù)據(jù)和分析的。這是關(guān)于創(chuàng)建目標，這些目標將告訴您您的活動是否達到了它的目的，或者它是否失敗了。您需要了解您可以在活動中收集的數(shù)據(jù)以及您是否正在跟蹤您需要跟蹤的內(nèi)容。

　　設(shè)定截止日期：如果目標永無止境，您將無法知道自己是否成功。

　　使其可衡量：模糊的語言不起作用。這是設(shè)定量化目標的時候了。

　　消除歧義：你不應(yīng)該質(zhì)疑活動的成功;需要非常清楚什么是成功，什么不是成功。

　　讓它變得現(xiàn)實：基于過去活動的目標。

　　活動策劃者的績效目標

　　以下是您可以建立績效目標的區(qū)域類型的一些示例。

　　活動出席

　　移動活動應(yīng)用參與度

　　贊助支出

　　捕獲的潛在客戶

　　社交媒體參與

　　注冊

　　會議出席

　　提交的反饋調(diào)查

　　總體滿意度得分