2022.11.07
您的任務(wù)是策劃組織的下一次大型會議、慶典或晚宴，公司的利益相關(guān)者要求您考慮不熟悉的目的地和酒店。他們要求你“振作起來”，基本上從頭開始規(guī)劃過程。此活動策劃者清單將幫助您做到這一點。無論這是您的第一次會議還是第 40 次會議，此活動策劃者清單都將為您提供幫助。它將教您選擇完美目的地和地點的要素，包括編寫響應(yīng)性 RFP、分析結(jié)果、查看 RFP 可能未解決的其他考慮因素(包括現(xiàn)場訪問)以及協(xié)商“雙贏”為雙方。
1、選擇完美的目的地
將您的目的地與您的與會者需求相匹配
按您的與會者和您的組織將支付的費用細(xì)分預(yù)算
確定符合您的需求和預(yù)算的酒店和會議空間類型
回答本章中有關(guān)目的地的問題
認(rèn)真考慮交通選擇
2、尋找完美的目的地
看會議異議和要求：
目標(biāo)是什么?
參加者的風(fēng)格是什么?
會議空間、視聽和食物怎么樣?
查看您過去的調(diào)查結(jié)果和會議歷史記錄
在以下方面尋找并尋求幫助：
當(dāng)?shù)貢h和旅游局 (CVB)
目的地營銷協(xié)會國際 (DMAI) 博客
會議行業(yè)委員會，APEX 模板
國際會議專業(yè)人士 (MPI) 社區(qū)目錄
專業(yè)會議管理協(xié)會 (PCMA) 會議和展覽策略
領(lǐng)英群組
3、編寫完美的 RFP
講述您的組織和活動故事
定義活動的目的
給出一個非常詳細(xì)的事件簡介
請務(wù)必包含您的貿(mào)易展覽信息
分享預(yù)算指南
提供最后期限
使用模板和在線資源：
可用于問題和澄清
4、評估酒店提案
創(chuàng)建評估標(biāo)準(zhǔn)電子表格
花時間評估定性因素
深入了解會議室配置
確定與場地工作人員的長期關(guān)系是否重要
尋求其他規(guī)劃者的口碑推薦
5、充分利用您的網(wǎng)站訪問
與主要利益相關(guān)者一起審查您的發(fā)現(xiàn)
安排現(xiàn)場檢查并過夜
當(dāng)您到達(dá)時，請確保您確認(rèn)并回答有關(guān)交通、食物選擇、稅收和景點的問題
實地考察完成后，輸入您的筆記，召開另一場會議并對場地進(jìn)行排序
6、與酒店談判
為他們提供會議的總體經(jīng)濟價值概覽
協(xié)商更好的房間條款在食品和飲料 (F&B) 選項中發(fā)揮創(chuàng)意
將會議空間與臥室和/或 F&B 連接起來
了解您的技術(shù)選擇并努力實現(xiàn)免費 Wi-Fi
以書面形式獲取您談判的所有內(nèi)容
多讀幾遍你的合同，讓別人看清楚
如果問題或問題仍然比比皆是，請咨詢您的內(nèi)部律師
簽訂合同
希望這份活動策劃者清單將在您未來的所有場地規(guī)劃事業(yè)中為您提供幫助。下次您需要尋找新場地時，請返回此列表以使該過程盡可能輕松。
