會議是構(gòu)成您業(yè)務(wù)增長戰(zhàn)略基礎(chǔ)的旗艦活動。它們是推動現(xiàn)代溝通的重要工具——無論是用于銷售會議、董事會務(wù)虛會、培訓研討會等內(nèi)部活動，還是通過產(chǎn)品發(fā)布、新聞發(fā)布會和年度股東大會接觸主要利益相關(guān)者。無論您是想增加收入、產(chǎn)生潛在客戶、促進銷售還是培訓員工，會議都提供了將您的信息傳達給正確受眾的重要機會。

　　隨著會議對于推動您的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略變得越來越重要，會議管理的需求也越來越重要。

　　一、會展行業(yè)現(xiàn)狀

　　從 2018 年到 2025 年，全球 MICE(會議、活動、會議和展覽)行業(yè)預(yù)計 將以 7.6% 的復(fù)合年增長率增長，總規(guī)模達到約 11290 億英鎊。增長將主要受到國際商務(wù)旅客數(shù)量激增、政府發(fā)展 MICE 部門的舉措以及使用現(xiàn)代活動策劃軟件和虛擬現(xiàn)實和增強現(xiàn)實創(chuàng)造更多量身定制的沉浸式體驗的趨勢的推動。從地區(qū)來看，歐洲在全球 MICE 行業(yè)占據(jù)主導(dǎo)地位，占全球 MICE 行業(yè)份額的 42% 以上，預(yù)計在預(yù)測期內(nèi)將以 6.9% 的復(fù)合年增長率進一步增長。

　　根據(jù) 2019 年英國會議調(diào)查，2017 年英國共舉行了 129 萬場會議，價值約 181 億英鎊。盡管英國脫歐的陰影籠罩著整個行業(yè)，但預(yù)計未來五年的增長將保持穩(wěn)定。

　　隨著更多會議和會議的計劃，對高效會議管理的需求可能會增加更多。但是要了解會議管理的全部內(nèi)容，讓我們首先定義什么是會議以及行業(yè)中發(fā)生的不同類型的會議。

　　二、什么是會議?

　　會議是人們討論特定主題的正式聚會，其性質(zhì)可以是學術(shù)、商業(yè)或政治。它們通常是有償?shù)?，不對公眾開放，由行業(yè)專家和主題演講者出席，他們可以是名人或知名人士。組織會議的主要目的是圍繞討論的主題提供信息、教育和提高意識。

　　三、什么是虛擬會議?

　　在這個充滿不確定性的時代，許多規(guī)模越來越大的活動不得不轉(zhuǎn)向虛擬環(huán)境。虛擬會議允許您的所有與會者進行連接，即使它可能不是面對面的。借助分組討論室、引人入勝的內(nèi)容和激勵主題演講者，虛擬會議可以與面對面會議一樣有效——如果不是更有效的話。移動會議虛擬降低了進入門檻，減少了旅行和支出限制，否則可能會阻止一些人參加。

　　四、會議類型

　　組織的各種會議有：

　　1、研討會

　　這是一個互動環(huán)節(jié)，一個或兩個演講者推動與觀眾的對話。研討會本質(zhì)上是信息性和教育性的，旨在向觀眾傳授一些技能或知識，例如數(shù)字營銷技巧、房地產(chǎn)建議、個人理財和投資技巧等。

　　2、作坊

　　研討會不太正式，涉及很多與會者的參與。與研討會相比，它們更傾向于在講師的指導(dǎo)下向參與者傳授新技能。

　　3、圓桌會議

　　這是一個在參與者之間進行充滿活力的討論和辯論的會議。沒有首席發(fā)言人，分配給每位發(fā)言人的時間有限。

　　4、座談會

　　座談會是一個小型會議，其中幾位專家討論一個共同的主題。它通常在一天內(nèi)完成。

　　五、會議 vs 活動 vs 公約

　　“活動”是一個總稱，用于描述任何形式的有組織的聚會——從公司會議和商務(wù)會議到生日和婚禮。會議和公約都包含在活動中;然而，公約有完全不同的目的。它們本質(zhì)上更非正式，比傳統(tǒng)會議有更多的參與和互動，并迎合特定的行業(yè)、專業(yè)和狂熱，例如倫敦動漫展。

　　六、需要會議管理

　　隨著定期組織各種規(guī)模和復(fù)雜性的會議，活動策劃者越來越需要更加擅長會議管理。從分配預(yù)算、優(yōu)化資源、監(jiān)控團隊成員和任務(wù)，到確保流暢的現(xiàn)場體驗，您需要從頭到尾監(jiān)督整個項目的成功執(zhí)行。

　　這是一個有趣的類比。將會議想象成一個單一的彩色掛毯，您需要使用代表活動預(yù)算、場地采購、注冊、現(xiàn)場體驗、活動后反饋等的不同顏色的線來編織它。但是，您如何有效地管理這些線程以避免造成混亂?

　　這是會議管理可以大有幫助的地方。有如此多的任務(wù)要導(dǎo)航、要撥打的電話、要管理的人員和要跟蹤的事情，這項工作可能會變得非常有壓力。通過制定適當?shù)臅h管理計劃，您可以輕松實現(xiàn)活動目標、降低成本并提高與會者滿意度。那么，可以通過哪些不同的方式進行會議管理呢?

　　七、會議管理類型

　　1、內(nèi)部流程

　　如果組織內(nèi)有大量資源和人力，會議可以在內(nèi)部組織。

　　2、聯(lián)合伙伴關(guān)系

　　有時，活動策劃者與機構(gòu)或?qū)I(yè)人士一起提供專業(yè)服務(wù)，例如網(wǎng)站設(shè)計、調(diào)查管理等。

　　3、第三方組織者

　　一些公司聘請第三方組織者來提供端到端的會議管理解決方案。這些第三方服務(wù)提供商在市場上享有盛譽，并使用現(xiàn)代會議管理軟件和工具從頭到尾管理活動。

　　八、會議管理流程

　　組織一次成功的會議需要精心策劃。會議管理過程的每一步都需要考慮到最后的細節(jié)。以下是可幫助您決定如何進行的簡要指南列表：

　　步驟#1——你的會議目標是什么?

　　首先，您需要確定會議的目的是什么。您是否希望獲得更多收入?建立品牌知名度?推出新產(chǎn)品?增加會員?最終，您組織會議的方式將與您的最終目標相關(guān)聯(lián)，因此第一步是坐下來，集思廣益并列出您的目標。

　　步驟#2 – 最終確定預(yù)算

　　一旦確定了會議的目的，就開始制定總體預(yù)算。您將承擔哪些主要和次要費用?探索可用的不同贊助選項，然后創(chuàng)建一個包含所有相關(guān)成本項目的清單，例如：

　　場地

　　人員

　　住宿和旅行

　　食品與飲品

　　揚聲器

　　娛樂

　　影音設(shè)備

　　無線上網(wǎng)

　　營銷和推廣

　　雜項生產(chǎn)成本

　　完成此操作后，總費用會增加約 10-15%，因為總是存在成本超支的可能性。

　　步驟#3 – 設(shè)置操作

　　這是您啟動會議管理的步驟。創(chuàng)建一個團隊來計劃和執(zhí)行會議，分配專門的任務(wù)，并草擬完成的時間表。與酒店、交通供應(yīng)商聯(lián)系，并事先確定價格以獲得最優(yōu)惠的價格。

　　步驟#4 – 入圍演講者

　　演講者是您會議的重要組成部分，也是吸引更多參與者的關(guān)鍵因素。根據(jù)您的預(yù)算，為您的會議列出相關(guān)發(fā)言人，并與他們聯(lián)系以詢問他們的可用性。一旦你完成了你的名單，通過向演講者提供一本手冊來跟進，其中包括會議摘要、你尋求實現(xiàn)的目標以及你希望向與會者傳播的信息。

　　步驟#5 – 建立網(wǎng)站、移動應(yīng)用程序、數(shù)字營銷活動

　　對于任何會議，必須有一個整潔、可導(dǎo)航的網(wǎng)站，提供活動計劃的詳細信息，并允許與會者輕松進行預(yù)注冊。您還需要有專門的數(shù)字和社交媒體營銷團隊，通過推出引人入勝的內(nèi)容在數(shù)字空間中創(chuàng)造更多的關(guān)注。這可以在內(nèi)部完成，也可以與提供專業(yè)服務(wù)的機構(gòu)合作。營銷最終可能成為主要的成本組成部分，因此請確保您進行明智的計劃。

　　步驟#6 – 準備現(xiàn)場操作;查看設(shè)備詳細信息

　　與您的團隊一起安排現(xiàn)場操作，在會場進行會議預(yù)演。音頻/視頻設(shè)備工作正常嗎?裝飾是否與會議主題一致?現(xiàn)場是否有技術(shù)支持團隊幫助演講者上臺或處理任何緊急情況?只需一個小故障和最后一分鐘的障礙就可以將您的會議變成一場災(zāi)難，因此請確保您處于領(lǐng)先地位!

　　九、使用會議管理軟件

　　會議管理可能是一件乏味且累人的事情，尤其是在涉及大量體力工作的情況下。作為一名活動策劃者，如果您在管理注冊、預(yù)訂、付款、紙質(zhì)表格等任務(wù)上花費大量時間和資源，那么現(xiàn)在是時候投資購買好的會議管理軟件了。

　　您如何確定市場上最好的會議管理軟件?這很簡單，只需選擇可以自動執(zhí)行復(fù)雜任務(wù)并與您的最終目標一致的任務(wù)，即發(fā)展您的業(yè)務(wù)、留住客戶、節(jié)省寶貴的工時和最大化投資回報率。

　　十、理想會議管理軟件的特點

　　為了支持不同形式和規(guī)模的會議并創(chuàng)建世界級的活動，理想的 會議管理軟件 應(yīng)提供不同的功能，例如：

　　注冊管理： 管理和簡化您的活動的注冊。 根據(jù)用戶偏好提供個性化路徑以最大化體驗。

　　住宿管理： 通過與頂級旅行社的整合，預(yù)訂房間、交通路線和相關(guān)請求。

　　現(xiàn)場登記和徽章： 快速登記流程，消除排隊和簡單的徽章打印和支付選項。

　　演講者管理： 對于學術(shù)會議，創(chuàng)建一個單一的中心，通過高效的論文征集流程來整理演講想法、簡歷、頭像和演講。

　　潛在客戶管理： 提供必要的工具來收集和跟進潛在客戶。如果此功能與您的 CRM 系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，那么您還將擁有跟蹤投資回報率和展示會議影響所需的數(shù)據(jù)。

　　會議出席跟蹤： 使用徽章掃描或 RFID 技術(shù)跟蹤會議期間與會者的活動。這還將為您提供分析參與者行為模式和購買信號的數(shù)據(jù)。

　　社交參與解決方案： 通過社交媒體共享選項提高與會者參與度。

　　贊助商管理： 跟蹤贊助商并隨時提供對信息和相關(guān)材料的訪問。

　　移動活動應(yīng)用程序： 通過推送通知保持與會者的參與度，促進網(wǎng)絡(luò)，并提供快速的潛在客戶捕獲能力。

　　制定適當?shù)臅h管理計劃將幫助您為組織的短期和長期目標制定可靠的戰(zhàn)略。但是，在深入了解計劃會議的復(fù)雜性之前，重要的是首先了解與會者的期望、他們在您的活動中尋找什么，以及什么會讓他們獲得更多回報。