2022.10.18
會議和活動行業(yè)對危機(jī)并不陌生，制定強(qiáng)有力的活動風(fēng)險管理計劃對于成功至關(guān)重要。
自然災(zāi)害、政治動蕩、健康恐慌或難以想象的行為可能在世界任何時間、任何地方發(fā)生。規(guī)劃者必須準(zhǔn)備好迅速采取行動。您可能多年來一直在處理一次性活動中斷，并希望制定危機(jī)管理計劃來解決這些情況。但是，當(dāng)大規(guī)模、廣泛的破壞襲來時，風(fēng)險就更高了。
您需要立即了解您的總體活動計劃，以便對您舉辦的活動、您參加的活動和您的內(nèi)部活動做出重要決定，無論您是否需要考慮取消、推遲或轉(zhuǎn)向虛擬活動。
在這篇文章中，我們將探討活動危機(jī)管理的三個不同階段：
· 適應(yīng)：您需要做什么來解決當(dāng)前的情況和可能的活動取消?您需要哪些數(shù)據(jù)和系統(tǒng)來立即采取行動?
· 進(jìn)化：你在危機(jī)中吸取了哪些教訓(xùn)，你是如何走向復(fù)蘇的?您適應(yīng)的哪些領(lǐng)域可能會成為您未來活動計劃的持續(xù)部分?
· 加速：一旦您了解了所學(xué)到的經(jīng)驗教訓(xùn)，您如何將這些經(jīng)驗融入到您的計劃中，從而在未來取得更大的成功?您的計劃需要什么樣的外觀才能推動未來的潛在客戶?
第一階段：適應(yīng)
1)活動風(fēng)險管理和您的活動計劃
面對大規(guī)模的中斷，組織可能會花費數(shù)天甚至更長的時間來收集確定最佳行動方案所需的信息。隨著信息和環(huán)境的變化，規(guī)劃者必須保持敏捷，并盡可能多地獲得有關(guān)危機(jī)潛在的人力和財務(wù)影響的情報。在任何危機(jī)管理情況下，信息收集都是關(guān)鍵。會議和活動策劃者必須持續(xù)關(guān)注新聞，了解新的指導(dǎo)方針和法規(guī)等等。為了更好地了解如何最好地推進(jìn)您的組織和活動， 請在做出決定之前首先評估您的風(fēng)險、合作伙伴關(guān)系以及預(yù)期的退款 和財務(wù)影響。
請記住，健康和安全始終是第一要務(wù)。
2)了解危機(jī)
確定受影響的直接活動和與會者，并做出明智的決定。一旦確定了受影響的活動，您必須“分類”(分配緊急程度)您的活動。
如何分類您的活動
危機(jī)在沒有預(yù)警的情況下迅速發(fā)生。這些步驟通常會同時發(fā)生。
1. 了解外部和內(nèi)部正在發(fā)生的事情。遵守政府法規(guī)、內(nèi)部指導(dǎo)方針，并不斷監(jiān)控情況。
2. 讓你的團(tuán)隊到位。這不僅意味著計劃團(tuán)隊，還包括幫助做出決策的內(nèi)部 sprint 團(tuán)隊。
3. 從您的活動管理平臺中提取每個即將舉行的會議和活動的列表，并按活動類型、月份、規(guī)模、支出和地區(qū)細(xì)分系統(tǒng)中的每個活動
4. 創(chuàng)建風(fēng)險評估文檔，根據(jù)各種條件(例如與會者影響、業(yè)務(wù)影響和內(nèi)部影響)對活動進(jìn)行評級。
5. 與相關(guān)利益相關(guān)者一起瀏覽您的活動列表，并對每個活動做出決定。小型活動可能很容易轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M活動。大型活動可能需要更多更具戰(zhàn)略性的方法，使用技術(shù)、不同的溝通計劃、改變的議程和修改的預(yù)算。
6. 保持敏捷。持續(xù)的危機(jī)需要創(chuàng)造力和靈活性。讓您的團(tuán)隊保持參與并努力為與會者提供最佳活動。
3)進(jìn)行風(fēng)險評估
一旦您了解了危機(jī)并獲得了活動清單，您就可以對每個活動進(jìn)行風(fēng)險評估。根據(jù)活動地點、與會者位置和旅行路線(包括航班轉(zhuǎn)機(jī)信息)運行報告，以了解有多少與會者受到影響。您還想問自己一些關(guān)鍵問題。舉辦活動有哪些風(fēng)險?您知道供應(yīng)商的活動取消條款中有什么嗎?你有活動保險嗎?您的保險實際上涵蓋什么?您的不可抗力條款涵蓋哪些內(nèi)容?您的組織有義務(wù)了解當(dāng)前正在進(jìn)行哪些會議以及未來將發(fā)生哪些活動，以提供支持規(guī)劃活動和保護(hù)組織利益的政策和流程參數(shù)。
與會議相關(guān)的最關(guān)鍵風(fēng)險因素：
· 監(jiān)管風(fēng)險：州、聯(lián)邦或行業(yè)法規(guī)是什么?它們的指導(dǎo)如何影響您的活動和活動取消?
· 財務(wù)風(fēng)險：貴組織的支出、收入和投資回報率如何受到影響?
· 合同風(fēng)險：您與場地、目的地管理公司、AV/制作公司、技術(shù)提供商等供應(yīng)商的合同條款是什么。
· 品牌和公眾形象： 托管、取消或任何行動將如何影響貴公司的品牌和公眾形象?如果沒有監(jiān)督，會議和活動可能與您的公司信息不一致。
· 付款: 受人為錯誤和/或故意欺詐的影響，請確保所有付款均已入賬。
· 安全與保障：從自然災(zāi)害到政治起義，可能會出現(xiàn)需要危機(jī)準(zhǔn)備的情況。
了解有關(guān)最大限度降低會議和活動風(fēng)險的更多信息。
審查退款和財務(wù)影響
活動很昂貴，但它們也是收入的來源。當(dāng)危機(jī)襲擊您的活動計劃時，您需要了解貨幣影響。重新審視您針對與會者、參展商和贊助商的取消政策。您需要了解退還每個組需要多少資金，以及這將對您的現(xiàn)金流和收入流產(chǎn)生什么影響。確保您的系統(tǒng)設(shè)置為處理在線或自動退款，并在必要時準(zhǔn)備處理離線退款。
4)您是取消、推遲還是虛擬化?
一旦您在活動計劃中確定了受影響的活動、風(fēng)險和金錢影響，就該決定是取消活動、推遲活動還是進(jìn)行虛擬活動。這些選項中的每一個都有自己的優(yōu)點和缺點。您的活動為您的組織帶來的價值不一而足。取消一個有 20 個人的小型內(nèi)部會議和取消一個有數(shù)千人參加的會議之間有很大的不同。
推遲活動
推遲活動讓您有時間改變計劃，同時仍然舉行活動。在危機(jī)中，請注意將活動推遲到未來多遠(yuǎn)。在不斷演變、長期存在的危機(jī)情況下，如果您沒有將活動推到未來足夠遠(yuǎn)，您可能必須重新評估決定。其他活動專業(yè)人士會和你有同樣的想法，這將限制場地和供應(yīng)商等資源。最后，如果風(fēng)險太高，您可能會考慮將您的活動虛擬化。
將活動虛擬化
虛擬化并不能代替面對面的活動，但比取消要好。在確定是否將活動虛擬化時，請確定活動的原始目標(biāo)。目標(biāo)是共享內(nèi)容、信息還是更新?那么該活動很容易是虛擬的。目標(biāo)是獲得潛在客戶和網(wǎng)絡(luò)嗎?如果是這種情況，虛擬活動可能不是正確的選擇，因為您無法實現(xiàn)目標(biāo)。參加虛擬活動可能看起來很復(fù)雜，但事實并非如此。好消息是，面對面活動的核心基礎(chǔ)知識也適用于虛擬活動：獲取注冊、衡量參與度、收集活動后數(shù)據(jù)等。
有關(guān)將活動虛擬化的更多信息，請閱讀虛擬活動：終極指南。
活動取消
完全取消您的活動是最壞的情況，但有時需要這樣做。如果活動的好處沒有超過制定替代活動計劃的成本，那么考慮取消活動可能會更好。如果危機(jī)是突然發(fā)生的，而且?guī)缀鯖]有時間計劃，那么取消可能是您最好也是唯一的選擇。
5)做出決定后該怎么做
你有一個計劃，現(xiàn)在是前進(jìn)的時候了。這意味著與與會者溝通、與供應(yīng)商合作并制定任何其他計劃。溝通是關(guān)鍵。使用您的資源和與會者、參展商和贊助商數(shù)據(jù)立即與注冊人和活動利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。從一開始就做出明確的決定，并在一個地方放大該決定和該決定的原因。隨著開支收緊，盡可能省錢。如果您有活動技術(shù)，使用它來自動化流程并獲得活動計劃的可見性意味著您可以快速做出影響與會者、參展商和贊助商的決策，同時保持敏捷。
做出決定后，與與會者、參展商和贊助商溝通變更
· 自定義電子郵件通信，包含所有關(guān)鍵信息以及有問題時使用的電子郵件或電話號碼。
· 使用新日期或有關(guān)取消的信息更新活動網(wǎng)站。
· 更新移動活動應(yīng)用程序。如果您要參加虛擬活動，請將點播視頻或直播流的鏈接添加到議程中。
· 為贊助商和參展商發(fā)送特定的通信，因為這會對他們產(chǎn)生與與會者不同的影響。
如何為與會者推遲活動
不想完全取消您的活動，但不確定何時重新安排?請按照以下步驟推遲您的活動并通知注冊者。
1. 確定這將對已注冊的受邀者產(chǎn)生的影響。在決定推遲活動之前，請執(zhí)行以下操作：
· 確定您是否允許與會者因延期而取消注冊。
· 查看您的退款政策以明確并確定您何時或是否會處理退款。
· 如果您要處理退款，請創(chuàng)建一個計劃提醒，以便在每次受邀者取消注冊時發(fā)送，以便您在取消注冊時立即知道。
· 計劃如何處理對時間敏感的繼續(xù)教育學(xué)分。
· 確定您將如何處理注冊人所發(fā)生的與活動相關(guān)的費用報銷。
· 考慮如果注冊人決定保留他們的酒店和機(jī)票預(yù)訂會發(fā)生什么。如果活動被推遲，請考慮何時以及如何重新預(yù)訂他們的旅行。
2. 創(chuàng)建一個遺憾調(diào)查。 要從決定取消的人那里獲取更多信息，請創(chuàng)建一個遺憾調(diào)查，以便在取消時發(fā)送給注冊人。
3. 關(guān)閉您的活動以進(jìn)行注冊。 一旦你決定推遲活動，你需要關(guān)閉它，這樣其他人就不能注冊了。
4. 通知您的受邀者和注冊者。 創(chuàng)建自定義電子郵件以有效地解決與會者。不要忘記客人、等待批準(zhǔn)的注冊者和候補(bǔ)名單中的受邀者。
5. 確保您提供明確的說明， 說明活動重新安排后如何注冊，以及取消或重新預(yù)訂酒店和航班的說明。
6. 修改您的活動網(wǎng)站。 更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)活動延期的所有必要信息?？紤]添加一個包含與會者常見問題解答的附加網(wǎng)站頁面。
7. 更新應(yīng)用程序，例如移動活動應(yīng)用程序、約會安排應(yīng)用程序和摘要管理工具。
如何為與會者提供虛擬活動
根據(jù)您的活動，將您的活動虛擬化可以是簡單的也可以是復(fù)雜的。下面，您將找到將活動虛擬化的基本步驟。
1. 通知您的受邀者。向注冊者和受邀者發(fā)送一封電子郵件，其中包含有關(guān)如何加入虛擬活動的信息。
2. 修改您的活動網(wǎng)站。更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)虛擬活動的所有必要信息。
3. 提供指導(dǎo)。創(chuàng)建指南，教受邀者如何通過移動活動應(yīng)用程序和在線指南加入直播、查看點播會議以及與其他與會者互動。
4. 添加到議程的鏈接。在議程中每個會話的信息部分，添加指向?qū)崟r流和點播會話的鏈接。
如何取消與會者的活動
取消活動最有意義嗎?請務(wù)必與與會者進(jìn)行清晰的溝通。
1. 通知您的受邀者。向注冊者和受邀者發(fā)送一封電子郵件，其中包含有關(guān)活動取消的信息。
2. 關(guān)閉您的活動以進(jìn)行注冊。確保您仍不接受通過您的注冊站點進(jìn)行的注冊。
3. 修改您的活動網(wǎng)站。更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)活動取消的所有必要信息。 考慮添加一個額外的網(wǎng)站頁面，其中包含常見問題解答以及專門用于回答與會者問題的電子郵件或電話號碼。
4. 退還注冊人。如果注冊人在線支付，請退還他們的信用卡并確認(rèn)所有注冊人都得到了報銷。
5. 更新應(yīng)用程序，例如您的移動活動應(yīng)用程序、約會工具和摘要管理工具。更新或刪除任何通知。
6. 可以回答與會者的問題。向注冊人提供取消活動的原因、幫助他們完成取消活動的資源，并為他們提供提出任何問題的渠道。
第二階段：進(jìn)化
現(xiàn)在危機(jī)模式已經(jīng)結(jié)束，您可以通過總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)并計劃恢復(fù)可能的樣子來開始恢復(fù)和重建。您將如何決定取消會議和活動?當(dāng)那個時候到來時，您如何才能快速且經(jīng)濟(jì)高效地重建您的活動?
規(guī)劃未來
危機(jī)總能暴露出運行最良好的活動項目中的裂痕。您是否能夠快速匯總所有活動并獲得對情況進(jìn)行分類所需的信息?您是否對每個活動的所有者和決策者有明確的信息?您是否能夠了解與會者的風(fēng)險并快速傳達(dá)活動狀態(tài)的任何變化?活動取消或推遲活動的財務(wù)影響如何?在戰(zhàn)略層面上，您是否能夠了解這些中斷活動造成的潛在客戶或收入差距，以便您可以著手填補(bǔ)這些差距?
現(xiàn)在是審查您的活動系統(tǒng)和流程的好時機(jī)，以便您可以繼續(xù)進(jìn)行任何近期調(diào)整，但更重要的是，確保您的活動計劃為下一次危機(jī)做好準(zhǔn)備。
返回的旅程可能會從尋找新地點開始。如果您不得不取消某個活動，希望您的合同中有一個條款允許您將該空間用于未來的活動。能夠跟蹤所有已取消的活動空間將節(jié)省您尋找場地的時間和金錢。但是，如果您正在更改您的程序，您現(xiàn)在可能有不同的空間和房間塊要求。在大多數(shù)情況下，您可能需要幫助才能找到適合您的空間和房間需求并在您想要的日期有空房的場所。在這種情況下，自動化的 RFP 工具可以成為您最好的朋友，讓您和您的團(tuán)隊免于花費無數(shù)時間在電話中與場地通話，看看它們是否能滿足您的所有要求?，F(xiàn)在是發(fā)展您的場地采購策略的時候了。?
1)了解所有會議和活動
你無法管理你看不到的東西。因此，對于許多組織而言，第一步是確保他們能夠了解所有會議和活動，以便在時機(jī)成熟時，您可以快速查看需要分類的所有活動。要做到這一點，部分是紀(jì)律，部分是技術(shù)。
該學(xué)科從創(chuàng)建會議和活動批準(zhǔn)流程并堅持下去開始。當(dāng)您必須迅速掌握每個計劃的會議或活動時，您會很高興將它們組織在一個地方。技術(shù)可以為您的會議和活動提供一個集中的中心，因此您可以立即捕獲每個活動的風(fēng)險和優(yōu)先級評級。這種類型的集中確保您始終可以輕松獲得重要的活動信息，包括活動類型、成本、地點、開始日期、注冊號等。
2)提前識別風(fēng)險
在某些危機(jī)中，某些國家或州可能比其他國家或州受到更大的影響，而且在不同的時間。在這些情況下，查看與會者原籍國和旅行資料的數(shù)據(jù)成為必須具備的條件。這種洞察力不僅可以幫助您快速通知參與者重要信息，還可以幫助您主動識別參與者流失和取消這些活動的總體風(fēng)險。
3)了解精美印刷品
這是生活中的事實——活動伴隨著合同而來。從酒店到 AV 供應(yīng)商再到餐飲服務(wù)商，您可能在危機(jī)期間了解了很多有關(guān)您的合同的信息，并確定了幾件您希望自己采取不同做法的事情。當(dāng)整個項目發(fā)生中斷時，快速、清晰地了解財務(wù)風(fēng)險并將風(fēng)險降至最低，就變得更加重要，也更加困難。許多組織花費數(shù)天時間收集基本信息，例如取消截止日期、減員日期、房間預(yù)訂承諾、取消費用等。
現(xiàn)在是做出改變的好時機(jī)。 使您能夠了解活動計劃的相同學(xué)科和技術(shù)還使您能夠快速訪問供應(yīng)商合同信息。與您的法律團(tuán)隊合作，為您的組織制定取消和減員條款的標(biāo)準(zhǔn) Ts&C
危機(jī)中完整的活動技術(shù)平臺的好處
· 了解所有全球會議和活動
· 跟蹤與會者旅行和房間塊
· 捕獲和自動化溝通渠道
· 提前識別潛在的出勤風(fēng)險
· 讓每個人都了解情況并與您的與會者交流
· 跟蹤取消的財務(wù)并發(fā)癥
· 如果需要，自動退款
· 以后重新使用取消的空間以節(jié)省資金
第三階段：加速
如何加速您的活動計劃
既然您已經(jīng)度過了危機(jī)，并且已經(jīng)確定了您的流程中的差距，那么是時候進(jìn)一步考慮未來了。一場危機(jī)可以徹底改變我們經(jīng)營所在的世界——無論是在地方層面還是在全球范圍內(nèi)——新的法規(guī)可能會成為標(biāo)準(zhǔn)的操作程序。社會反應(yīng)可能成為人類規(guī)范。為了加快您未來的活動計劃，您可能需要改變過去的運營方式。
1)了解您的程序組合
在危機(jī)期間，您推遲、取消或以虛擬方式進(jìn)行了一些活動。這些決定對您的長期活動計劃意味著什么?您會回到過去運行的同一個程序，還是某些更改會變得更加永久?
在考慮您未來的總賽事計劃時需要考慮的一些事項
· 錯過活動導(dǎo)致的潛在客戶流失是什么?這對銷售有何影響?活動是營銷組合的關(guān)鍵部分，雖然不舉辦活動似乎是削減成本的快速選擇，但了解不舉辦該活動對銷售團(tuán)隊的下游影響非常重要。
· 虛擬活動的成功程度如何?它是否實現(xiàn)了目標(biāo)?如果您參加了虛擬活動，可能很容易說您以后應(yīng)該再做一次。在做出決定之前，請查看您的成功指標(biāo)并了解您是否真正通過虛擬程序?qū)崿F(xiàn)了活動目標(biāo)。
· 面對面互動對您的業(yè)務(wù)和目標(biāo)至關(guān)重要嗎?對于許多人來說，別無選擇，只能恢復(fù)他們的標(biāo)準(zhǔn)活動計劃。有些業(yè)務(wù)只能在面對面的環(huán)境中進(jìn)行。
· 密切管理減員和取消條款。希望危機(jī)期間活動承包的經(jīng)驗教訓(xùn)能在重建階段得到落實。現(xiàn)在，您需要持續(xù)管理這些方面。確保您在整個活動組合中為所有未來活動制定了嚴(yán)格的流程
· 當(dāng)您重建您的活動計劃時，您會將活動組合成一個更大的計劃還是將一個更大的計劃拆分為區(qū)域性活動?項目規(guī)模將極大地影響您的整體活動后勤以及項目在現(xiàn)場的運行方式。
2)現(xiàn)場物流和活動設(shè)置
正如您的整個活動項目組合可能會在未來發(fā)生變化一樣，您的活動設(shè)置和后勤也會發(fā)生變化。需要考慮的幾個方面：
· 活動布局和設(shè)計：以不同方式配置您的空間，以實現(xiàn)社交距離。
· 空間要求：您是否正在改變您的活動項目規(guī)模?還是需要考慮新的人類行為?您過去運行程序所需的空間可能與您現(xiàn)在需要的空間完全不同。
· 互動技術(shù)：從健康危機(jī)中走出來，與會者是否會猶豫是否使用 Tap and Go。您可能想要研究更多的被動考勤跟蹤技術(shù)，以消除人們一個接一個地觸摸相同屏幕的需要。
· 健康和安全程序：同樣，您可能希望在現(xiàn)場包括哪些新的健康和安全措施?您可能會考慮對車站進(jìn)行消毒、設(shè)備清潔和更新場地清潔時間表。
· 食品和飲料：限制細(xì)菌傳播的服務(wù)方式，例如減少自助餐和自助服務(wù)的選擇。
· 混合活動：探索為面對面活動創(chuàng)建虛擬選項的機(jī)會，以增加可能不愿意或無法親自參加的與會者的可訪問性。
· 標(biāo)牌：使用標(biāo)牌來促進(jìn)健康的選擇并告知與會者。
危機(jī)后調(diào)整、發(fā)展和加速您的會議和活動計劃
危機(jī)和風(fēng)險管理關(guān)乎準(zhǔn)備、靈活性和敏捷性。對于您從未預(yù)料到的情況，您必須立即適應(yīng)并就對業(yè)務(wù)產(chǎn)生實際影響的會議和活動做出決定，即使這意味著考慮取消活動。一旦危機(jī)消除，就該改進(jìn)您的會議和活動計劃，并通過實施新的流程和系統(tǒng)來推動下一次更好的響應(yīng)。最后，您需要通過查看您如何舉辦會議和活動并做出更智能、更多依賴于自動化和洞察力的數(shù)據(jù)驅(qū)動的選擇來加速您的會議和活動計劃。
