2022.10.14
活動策劃者對計劃意外事件并不陌生。危機發(fā)生在你最意想不到的時候。預(yù)算發(fā)生變化。場館關(guān)閉。自然災(zāi)害、政治動蕩、健康恐慌或任何難以想象的行為都可能發(fā)生在世界任何地方，導(dǎo)致恐慌和活動取消或推遲?；顒硬邉澱咝枰龊脺?zhǔn)備并能夠快速采取行動，了解他們的場地合同并跟蹤財務(wù)影響。這就是為什么擁有合適的工具可以讓您快速移動并根據(jù)需要進行調(diào)整。
當(dāng)危機來襲時，能夠調(diào)查您的活動計劃并確定您的活動是否會受到影響至關(guān)重要。如果您沒有場地數(shù)據(jù)的中央存儲庫，您可能會不知道從哪里開始。即將舉辦哪些活動?他們在哪里托管?您是取消、推遲還是轉(zhuǎn)向虛擬?查看您的活動的參與者、內(nèi)容和地點可以幫助您做出決定。評估您的活動計劃和未來計劃的一種方法是使用場地采購工具。雖然場地采購技術(shù)通常會在活動策劃流程開始時幫助您找到理想的地點并發(fā)送和管理 RFP，但它可以在您為未來不可預(yù)見的情況做好準(zhǔn)備方面發(fā)揮重要作用。
8 種使用場地采購技術(shù)來計劃意外情況的方法
1. 確定所有活動地點
在潛在影響期間快速獲取組織即將舉辦活動的計劃。作為活動計劃和場地數(shù)據(jù)的中心樞紐，場地采購工具可以快速識別所有即將舉行的活動及其發(fā)生地點。這將幫助您了解每個事件的影響程度。根據(jù)危機的嚴(yán)重程度、活動所在的位置以及最初安排的時間，您可以決定如何適應(yīng)——推遲、取消或過渡到虛擬。
2. 跟蹤取消的空間
如果您確實必須取消您的活動(或?qū)⑵湟浦列聢龅?，請不要完全失去場地。檢查您的取消條款，以查看場地是否會向您發(fā)放取消信用以供將來使用。如果您可以重復(fù)使用該空間，請務(wù)必跟蹤它!場地采購工具將允許您在一個位置管理所有取消的空間，而不必檢查各種不同的來源。當(dāng)您去尋找下一個活動時，您所有已取消的空間積分都將顯示在您的搜索過濾器中，這樣您就不會忘記它們。
3.了解您的整個活動計劃
如果危機是廣泛的或全球性的，那么了解您的整個會議和活動計劃是必不可少的。單一事件決策將更容易做出，并且您將更好地了解更改的總體影響。每個單獨的更改可能只花費幾千美元，但在整個程序中匯總起來可能很快就會增加。場地采購技術(shù)允許您在一個集中式系統(tǒng)中查看所有活動及其位置。
4. 使用歷史數(shù)據(jù)管理您的預(yù)算
隨著危機期間和之后的預(yù)算收緊，使用歷史數(shù)據(jù)為未來的規(guī)劃提供信息。您可以使用舊場地成本作為新預(yù)算的指南。歷史數(shù)據(jù)可通過場地采購工具輕松訪問。
5. 使用取消場地的取消積分
您有機會獲得已取消空間的積分并在將來使用它們。場地采購工具將在一個地方跟蹤您的積分，因此您不要讓這些積分浪費，無論它們來自您的一個活動還是您組織中的另一個策劃者。在計劃您的下一個活動時，您可以通過過濾搜索結(jié)果來開始您的場地搜索，根據(jù)哪些酒店可以取消積分。
6. 設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化 T&C
如果再次發(fā)生不可預(yù)見的危機，請不要措手不及，請確保您在場地采購過程中制定了標(biāo)準(zhǔn)條款和條件以供使用。這些應(yīng)由您的法律團隊審查和批準(zhǔn)，以便您的活動遵循貴公司的最佳簽約實踐。在簽訂合同之前，請確保場地徹底審查和批準(zhǔn)。
7. 加強與場地的關(guān)系
在大多數(shù)情況下，您已經(jīng)與各種場所建立了關(guān)系。通過將場地和 NSO 聯(lián)系人上傳到場地采購工具中，確保您使用這些有價值的聯(lián)系。當(dāng)危機襲來時，您還可以預(yù)期，當(dāng)業(yè)務(wù)回升時，場館將在接下來的幾個月內(nèi)受到猛烈抨擊。通過將首選供應(yīng)商、酒店和 NSO 聯(lián)系人復(fù)制到您發(fā)送的所有 RFP 中，您將獲得更快、更好的響應(yīng)。
8. 從場地提問并獲得答案
通過創(chuàng)建供場地回答的自定義問題庫，在 RFP 流程中提高效率。通過提前向場所詢問取消條款、重新預(yù)訂等，您只需在危機發(fā)生時查看答案。
危機不會永遠持續(xù)下去，你在危機中學(xué)到的東西可以幫助你為未來建立一個更強大的活動計劃。場地采購技術(shù)比尋找場地的其他途徑更有效，因為它可以讓您在不可預(yù)見的情況下為未來做好準(zhǔn)備?，F(xiàn)在和將來使用這些場地采購最佳實踐來幫助發(fā)展和加速您的活動計劃。
