作為一名策劃者，您可能專注于您的活動(dòng)計(jì)劃的未來——即使在家工作時(shí)也是如此。但事實(shí)是，對(duì)于許多活動(dòng)專業(yè)人士來說，場(chǎng)地采購(gòu)現(xiàn)在充滿了新的挑戰(zhàn)和擔(dān)憂——其中許多是他們以前從未經(jīng)歷過的。從遠(yuǎn)處采購(gòu)場(chǎng)地以實(shí)現(xiàn)更安全的活動(dòng)策劃是許多策劃者必須在短時(shí)間內(nèi)開發(fā)的一項(xiàng)新技能。
當(dāng)混合和現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)回歸時(shí)，將有一種全新的方式來思考活動(dòng)空間和布局，其中包含您以前不必考慮的細(xì)節(jié)。與會(huì)者將期待一個(gè)具有社交距離和健康協(xié)議的環(huán)境，找到可以提供安全活動(dòng)體驗(yàn)的完美場(chǎng)所比以往任何時(shí)候都更加重要。
額外的挑戰(zhàn)是找到有足夠空間的活動(dòng)空間來容納確保安全的布局，而無需親自到現(xiàn)場(chǎng)查看。在這篇文章中，我們將討論如何自信地為與會(huì)者找到完美的場(chǎng)地，同時(shí)讓他們?cè)诎踩矫娣判摹?/p>
一、活動(dòng)溯源的未來就在這里
最近的場(chǎng)地采購(gòu)策略集中在典型因素，如位置和目的地吸引力、預(yù)算、交通、A/V、會(huì)議空間、夜生活和娛樂等。所有這些方面仍然 100%
發(fā)揮作用，新層安全是您的與會(huì)者和員工最關(guān)心的問題。因此，您的要求需要進(jìn)行調(diào)整，這意味著以新的方式與您選擇的場(chǎng)地密切合作。
1、尋找滿足您要求的場(chǎng)地
我們知道不同的州和地方有不同的安全要求，想要吸引會(huì)議、會(huì)議和貿(mào)易展覽的酒店和場(chǎng)所正在努力確保它們滿足這些要求。而且，在涉及安全問題時(shí)，您的組織可能有比州或地方準(zhǔn)則更嚴(yán)格(或更寬松)的標(biāo)準(zhǔn)。您采購(gòu)過程中的這一問題意味著與場(chǎng)地密切合作以滿足您的要求以及其他準(zhǔn)則。此外，您的一些與會(huì)者可能對(duì)參加活動(dòng)感到焦慮，而其他人可能急于參加。考慮到所有這些因素，深入了解基礎(chǔ)是采購(gòu)時(shí)的良好開端。您可能想問您的潛在會(huì)議地點(diǎn)的問題可能包括：
是否可以在每個(gè)房間的門上添加房間封條，以通知房間自上次徹底清潔以來沒有被訪問過?
最常使用的客人區(qū)域的消毒時(shí)間表是什么?
酒店內(nèi)的健身房和健身器材有哪些清潔指南?
是否有可供客人使用的消毒濕巾?洗手液呢?房間怎么樣?
他們提供無接觸入住和無鑰匙客房嗎?
他們采用了哪些類型的創(chuàng)新消毒技術(shù)?
當(dāng)談到社交距離時(shí)，場(chǎng)地的布局是最重要的。這適用于 10 位客人或 10,000
位客人。場(chǎng)地或酒店如何管理社交距離將在您的與會(huì)者心中。他們還想知道在他們承諾注冊(cè)然后參加您的活動(dòng)之前，您打算如何讓每個(gè)人彼此保持安全距離。
在提交 RFP
之前，請(qǐng)仔細(xì)查看平面圖。如果酒店和場(chǎng)所正在使用事件圖表軟件，那就太好了。如果沒有，您可以利用這些工具來幫助以數(shù)字方式可視化和布置會(huì)議空間。
2、為您的活動(dòng)規(guī)劃空間并實(shí)施距離準(zhǔn)則
事件圖表工具減輕了無法進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問的負(fù)擔(dān)，并幫助您在舒適的辦公桌(或沙發(fā)!)上規(guī)劃您的會(huì)議空間。您可以實(shí)時(shí)協(xié)作，為所有與會(huì)者創(chuàng)造安全的活動(dòng)體驗(yàn)，包括：
設(shè)計(jì)您的活動(dòng)以適應(yīng)社交距離和安全準(zhǔn)則，以確保您在每個(gè)空間都有合適的參加者容量
為公共區(qū)域繪制手部消毒站、口罩站、壁掛式清潔站等位置
運(yùn)行圖表檢查以確保您的布局符合指定要求
與利益相關(guān)者合作并以虛擬方式訪問您的場(chǎng)地，以查看您的活動(dòng)的具體情況
3、自定義平面圖為與會(huì)者提供安全的環(huán)境
在規(guī)劃和舉辦安全活動(dòng)時(shí)， 數(shù)字事件圖表工具和虛擬旅游 是適應(yīng)社交距離的好方法，包括：
讓可能對(duì)事件不斷變化的性質(zhì)感到焦慮的與會(huì)者高枕無憂
滿足所有安全準(zhǔn)則并根據(jù)基于州和地方準(zhǔn)則的社交距離措施設(shè)置空間
為無壓力的與會(huì)者提供非接觸式登記
確保會(huì)議空間足夠大，可以滿足預(yù)期的出席人數(shù)并避免過度擁擠
利用箭頭引導(dǎo)與會(huì)者流動(dòng)，以指示空間內(nèi)的順暢旅行
在理想的位置設(shè)置易于查找/訪問的洗手液站
二、遠(yuǎn)距離場(chǎng)地采購(gòu)確?；顒?dòng)更安全
忘記您對(duì)空間要求的了解。社交距離正在改變這一切。曾經(jīng)可容納 500
人的場(chǎng)地可能不再適用。使用技術(shù)將幫助您找到合適的場(chǎng)地并從酒店收集關(guān)鍵信息，以確保場(chǎng)地符合新常態(tài)并滿足與會(huì)者的需求和關(guān)注點(diǎn)。您可以訪問場(chǎng)地資料上的圖表，以真正了解空間，而無需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問。
比以往任何時(shí)候都更重要的是，您的與會(huì)者的福祉必須是您的首要任務(wù)。你必須讓焦慮、不情愿的公眾安心。組織者越能建立和推廣安全體驗(yàn)，他們就越有可能成功舉辦、參加人數(shù)眾多的活動(dòng)。
這意味著要仔細(xì)規(guī)劃活動(dòng)體驗(yàn)的每個(gè)部分，從尋找和管理場(chǎng)地的物理空間到與會(huì)者如何登記、在活動(dòng)中移動(dòng)、消費(fèi)內(nèi)容和相互交流。
