如果您從事會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)，很有可能您必須在某個(gè)時(shí)候發(fā)送 RFP。但是什么是 RFP?整個(gè)過程是什么樣的?
一、什么是 RFP?
RFP 或征求建議書是公司、政府和其他組織進(jìn)行大宗采購(gòu)的過程。在會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)，完美的 RFP
通常被認(rèn)為是改進(jìn)場(chǎng)地采購(gòu)流程和最大化投資回報(bào)率的基石。由活動(dòng)組織者提交，創(chuàng)建 RFP
以尋找供應(yīng)商和采購(gòu)服務(wù)，例如食物選擇、視聽、會(huì)議空間等。通常在沒有首選供應(yīng)商的情況下在不同城市規(guī)劃活動(dòng)時(shí)發(fā)送，和/或當(dāng)規(guī)劃者打算選擇新的場(chǎng)地或供應(yīng)商時(shí)。如果活動(dòng)要求與上一年相比發(fā)生重大變化，例如活動(dòng)規(guī)模和預(yù)算，也可以發(fā)送。
二、為什么要提交 RFP?
經(jīng)驗(yàn)豐富的活動(dòng)策劃者在一段時(shí)間內(nèi)與場(chǎng)地和供應(yīng)商建立關(guān)系是正常的。但這種關(guān)系不應(yīng)該變成一次又一次地回到同一個(gè)地方的義務(wù)。如果您繼續(xù)使用同一個(gè)供應(yīng)商，您可能會(huì)忘記市場(chǎng)價(jià)值并最終支付更多!隨著供應(yīng)商不斷改變他們的產(chǎn)品以吸引規(guī)劃者，發(fā)送提案請(qǐng)求可以幫助您選擇理想的合身。通過在
RFP 中詢問有關(guān)服務(wù)和定價(jià)的精確問題，您可以了解哪個(gè)供應(yīng)商愿意為您提供最優(yōu)惠的價(jià)格。
換句話說，發(fā)送 RFP 可以為您帶來巨大的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)價(jià)值。畢竟，次優(yōu)結(jié)果和無效流程是不良事件溯源的常見特征。在本詳細(xì)指南中，我們將揭示編寫有效 RFP
的過程，并引導(dǎo)您了解一些 RFP 最佳實(shí)踐。
三、酒店、場(chǎng)地和會(huì)議的 RFP - 如何編寫活動(dòng)場(chǎng)地 RFP
世界各地的活動(dòng)策劃者一致認(rèn)為，在構(gòu)建RFP 流程上投入時(shí)間可以產(chǎn)生重大收益，從而提高活動(dòng)的整體質(zhì)量。這是我們?yōu)榫频旰蛨?chǎng)所編寫有效 RFP
的分步過程。
1. 提供概述
設(shè)計(jì) RFP
時(shí)，您應(yīng)該提供組織的所有詳細(xì)信息以及您要求收件人投標(biāo)的特定事件。這有助于解釋您的需求以及為什么您認(rèn)為酒店或場(chǎng)地與您所尋求的一致。關(guān)鍵是要避免泛泛而談，并具體說明活動(dòng)主題、與會(huì)者人口統(tǒng)計(jì)、交通和其他要求。您的要求越精確，您將獲得越可行的建議。
2. 陳述目的
您的 RFP
應(yīng)在所有可能的意義上明確定義您的活動(dòng)的目的。這是一次性事件還是每年都會(huì)發(fā)生?包括該信息。如果一切順利，您還應(yīng)該提及是否想讓該場(chǎng)地成為首選目的地。目標(biāo)是讓場(chǎng)地知道他們將來可能會(huì)獲得更多業(yè)務(wù)，這可能會(huì)導(dǎo)致更具競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。在此過程中，不要忘記提及您的活動(dòng)目標(biāo)，并詢問供應(yīng)商如何幫助您實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。
3. 創(chuàng)建事件配置文件
您的活動(dòng)資料將包含您想要從場(chǎng)地獲得的東西的清單。它使您可以定義和確定您想要從供應(yīng)商處獲得的所有信息并設(shè)定期望。
提交
在制定 RFP 時(shí)，您應(yīng)該包括提交地點(diǎn)的詳細(xì)信息，例如提案截止日期、應(yīng)如何退回以及您打算何時(shí)做出決定。
定時(shí)
提供活動(dòng)的時(shí)間和日期。還可以提一下您需要在活動(dòng)當(dāng)天多早進(jìn)入場(chǎng)地。
事件
這可能是您的 RFP 中最重要的部分。它是包含所有活動(dòng)詳細(xì)信息的地方。一些值得一提的細(xì)節(jié)是：
事件類型
活動(dòng)形式
活動(dòng)的主題、主題和愿景
任何歷史事件細(xì)節(jié)或其他背景信息(分享過去事件的圖片真的很有幫助!)
在氛圍和布局方面的任何偏好
您的活動(dòng)頁(yè)面以及社交媒體句柄
觀眾
您的 RFP 應(yīng)清楚地說明您預(yù)計(jì)參加活動(dòng)的最少和最多人數(shù)以及目標(biāo)受眾的人口統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
會(huì)議室
根據(jù)預(yù)期參加者的數(shù)量，提及房間需要有多大，以及分組討論室和前廳空間。詢問是否有可用的綠色房間和場(chǎng)地的平面圖。這將幫助您設(shè)置活動(dòng)并將與活動(dòng)相關(guān)的材料保存在一個(gè)地方。
食品與飲品
在本部分中，說明您的餐飲支出以及您打算為客人提供的茶點(diǎn)類型。如果有任何飲食偏好或飲食限制，請(qǐng)不要忘記提及。
技術(shù)、AV 和 Wi-Fi
說明您對(duì)房間的 AV 設(shè)置和設(shè)備的要求。此外，請(qǐng)?zhí)峒笆欠裥枰?WiFi 連接以及您需要的任何其他類型的技術(shù)。
4. 披露預(yù)算
在您的 RFP 中，解釋預(yù)算指南至關(guān)重要。確定并包括停車、互聯(lián)網(wǎng)/公用事業(yè)、場(chǎng)地、餐飲、勞動(dòng)力等的價(jià)格。
5. 保持聯(lián)系
當(dāng)您為場(chǎng)地和酒店編寫 RFP 時(shí)，請(qǐng)確保可以與他們溝通。閱讀您的提案后，供應(yīng)商可能會(huì)有疑問。因此，請(qǐng)?jiān)?RFP
中提及您的公司名稱、郵寄地址和電話號(hào)碼。為了使溝通更容易，請(qǐng)披露您首選的溝通方式并提供備用聯(lián)系電話。
四、RFP 最佳實(shí)踐
既然您已經(jīng)了解了為場(chǎng)地和酒店編寫有效 RFP 的過程，那么您應(yīng)該牢記某些 RFP 采購(gòu)最佳實(shí)踐，以充分利用活動(dòng)采購(gòu)流程。
1、與利益相關(guān)者合作
在您開始起草 RFP 之前，請(qǐng)了解哪些利益相關(guān)者需要參與購(gòu)買決策。安排幾輪內(nèi)部會(huì)議以了解業(yè)務(wù)和總體預(yù)算，以便您可以在 RFP
中進(jìn)行溝通。在這些會(huì)議中，您還應(yīng)該確定如何對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和潛在的“破壞交易者”。記錄團(tuán)隊(duì)的反應(yīng)并達(dá)成共識(shí)。
2、請(qǐng)明確點(diǎn)
編制一份您希望包含在 RFP
中的問題列表。為了幫助您入門，我們已經(jīng)在本指南中分享了一些問題。包括開放式問題以及比較一個(gè)供應(yīng)商與另一個(gè)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)也是明智的。由于您的活動(dòng)有時(shí)間表，請(qǐng)不要忘記為內(nèi)部利益相關(guān)者和供應(yīng)商設(shè)定明確的時(shí)間表。
3、分?jǐn)?shù)和候選名單
讓內(nèi)部利益相關(guān)者參與評(píng)估過程并對(duì)供應(yīng)商的反應(yīng)進(jìn)行評(píng)分。淘汰不符合最低要求的供應(yīng)商。根據(jù)他們的優(yōu)勢(shì)比較和評(píng)分不同的供應(yīng)商。將得分最高的人列入候選名單，選擇獲勝者并簽訂合同。
4、尋求更多信息
當(dāng)您遵循這些 RFP 采購(gòu)最佳實(shí)踐時(shí)，在做出最終決定之前不要羞于要求演示或會(huì)議。閱讀評(píng)論和聯(lián)系參考資料以確保您的選擇也是一個(gè)好習(xí)慣。
5、協(xié)商最佳交易
一旦您對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行了評(píng)分，您可能希望與其他領(lǐng)先的競(jìng)爭(zhēng)者進(jìn)行談判以獲得可能的最佳交易。談判完成后，鎖定您選擇的場(chǎng)地并通知非獲勝者。感謝他們花時(shí)間回復(fù)您的
RFP。
6、使用 RFP 工具
管理 RFP 最流行的方法是使用包含電子表格和 Word
文檔的長(zhǎng)電子郵件線程。這是一個(gè)乏味的過程，通常會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)和人員不匹配。尋找活動(dòng)場(chǎng)地是一種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的方式。為了獲得準(zhǔn)確的評(píng)估方法，許多規(guī)劃人員都在采用RFP
管理軟件。
五、投資 RFP 管理解決方案
對(duì)您和您的團(tuán)隊(duì)而言，投資RFP 管理解決方案可能是一項(xiàng)改變游戲規(guī)則的投資。RFP
工具可以讓您的內(nèi)部利益相關(guān)者參與采購(gòu)事件的每一步，并通過在一個(gè)地方提供所有相關(guān)信息以進(jìn)行直接比較來節(jié)省時(shí)間。它使您免于參考繁瑣的文檔，并且可以根據(jù)您設(shè)置的參數(shù)對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行評(píng)分。這已經(jīng)完成了您的事件采購(gòu)工作的一半!
