您已將所有符合您選擇標準的酒店縮小到兩個或三個目的地，并準備發(fā)送 RFP……全部 125 家，對嗎?在向不符合您要求的酒店和場所填寫您的 RFP 之前，請做好功課，為您和潛在的場所合作伙伴節(jié)省時間。請記住，雖然發(fā)送 eRFP 可能不需要太多努力，但酒店確實需要很長時間才能做出回應(yīng)并讓您進行審核。這個額外的步驟在場地審查過程中是必要的，并且保證會得到回報。在選擇完美場地時，請牢記以下三點：

　　1、查看會議異議和要求

　　雖然下面列出的項目聽起來像是屬于 RFP，但它們是您在聯(lián)系場地之前必須確定的高級考慮因素。目標： 您會議的目標和目的是什么?一旦你能清楚地傳達它們，許多場地將成為顯而易見的選擇。風格： 會議的風格是什么?它是針對員工的網(wǎng)絡(luò)功能、志同道合的專業(yè)人士的教育會議，還是大型的年度會議?另外，場地是否反映了組織的形象?你的公司、它的利益相關(guān)者和它的贊助商會為進入這個地方而感到自豪嗎?另一方面，對您的客人來說是否過于奢華?這需要時間來評估，并且需要像您這樣的規(guī)劃者走一條細線。場地不應(yīng)該“太”任何東西。太便宜或太貴都不是您希望從與會者那里聽到的話。

　　會議空間、視聽和食品

　　您對會議空間的總需求是多少?會議中心、會議中心或酒店最適合您的團隊嗎?您需要多少個分組討論室，您想使用外部功能空間嗎?

　　您需要什么類型的視聽設(shè)備，包括立管和講臺?是否提供現(xiàn)場技術(shù)支持?

　　有沒有辦法通過酒店的字幕或數(shù)字標牌為您的活動打上品牌?

　　整個設(shè)施(包括室外空間)是否普遍使用 Wi-Fi?它是免費的還是收費的?

　　充電站呢?它們在整個空間中都可用嗎?它們是否支持多種類型的移動設(shè)備?

　　看看食品和飲料——總的來說，美食是什么?如果需要，您可以引入外部餐飲服務(wù)商嗎?

　　2、分解預(yù)算

　　如果您像大多數(shù)會議專業(yè)人士一樣，您會在每次會議結(jié)束時收集與會者的調(diào)查以獲取反饋?，F(xiàn)在是提取這些結(jié)果并真正從中學習的時候了。如果您的活動是一年一度的活動，請仔細查看您三年的歷史。分析空間、音頻/視頻、演示者、食品和飲料以及任何其他重要項目領(lǐng)域的會議支出。最后，將這些結(jié)果與您的目標相對應(yīng)。他們是怎么排的?您應(yīng)該始終如一地做事，還是與會者想要新的體驗?

　　3、尋求幫助

　　有大量免費資源可幫助您在計劃活動時做出有意義且成功的決定。會議和旅游局處理三個主要領(lǐng)域：

　　收集信息并與符合您搜索條件的酒店建立聯(lián)系

　　對目的地和場地設(shè)定切合實際的期望

　　向您介紹當?shù)匦枨笠蛩?，例如高峰時間、特殊會議和為您的活動安排的建設(shè)項目