2022.08.30
簡單而小型的會議在組織的整個活動計劃中一直發(fā)揮著重要作用。但在恢復(fù)的道路上，他們將在重返現(xiàn)場活動中占據(jù)更突出的位置。
根據(jù)Cvent 和 GBTA 在 2021 年 4 月進行的一項研究，小型會議可能比大型活動恢復(fù)得更快。52% 的受訪者預(yù)計，他們公司的面對面小型會議(參加者人數(shù)不超過 50 人)的數(shù)量將在一年內(nèi)恢復(fù)到大流行前的水平。將這與大型活動(超過 50 名與會者)的情緒進行比較，46% 的人預(yù)計他們需要大約兩到三年才能恢復(fù)到大流行前的水平。
1、什么是簡單會議和小型會議?
一個小型而簡單的會議通常是根據(jù)各種因素來定義的，包括預(yù)算、與會者人數(shù)、場地要求和成本談判的復(fù)雜性等。但展望 2022 年，另一個需要牢記的重要因素是此類會議的數(shù)量與大型面對面活動相比的數(shù)量。
但“小”和“簡單”并不總是意味著“容易”。除了上述因素外，策劃者還必須考慮餐飲策劃、邀請、注冊、參與策略、活動后調(diào)查等。過去 18 個月主要是虛擬會議，網(wǎng)絡(luò)研討會現(xiàn)在適合您的整個活動計劃嗎?
當(dāng)您為 2022 年的簡單和小型會議做準(zhǔn)備時，無論是虛擬會議、面對面會議還是混合會議，重要的是要了解自助服務(wù)技術(shù)如何幫助活動所有者節(jié)省時間、簡化流程并提供有影響力且獨特的與會者體驗。
2、通過集中您的會議管理獲得可見性
團隊可以從參與遠遠超出中央會議管理程序的活動規(guī)劃過程中獲得巨大價值。但是，活動策劃者和會議利益相關(guān)者如何確保這些會議的可見性?他們?nèi)绾沃肋@些會議是否符合他們公司的會議政策?他們?nèi)绾蜗騼?nèi)部利益相關(guān)者報告會議總支出以證明投資回報率?
如今，正確的活動技術(shù)解決方案可以幫助與利益相關(guān)者會面，輕松支持所有此類任務(wù)。例如，Access Portal?是為利益相關(guān)者或活動所有者創(chuàng)建的，作為接收公司政策、查看會議請求、提交會議分析報告等的入口點。
它不僅有助于集中會議請求，還確保遵守公司政策和注意義務(wù)?；顒永嫦嚓P(guān)者還可以報告整個活動生命周期，并清楚地了解歸因于您的活動的銷售渠道和已關(guān)閉的業(yè)務(wù)。
3、在 2022 年利用自助會議技術(shù)
隨著簡單和小型會議數(shù)量的增加，跟蹤它們的數(shù)量變得更加棘手。2022 年，隨著您的團隊開始親自回歸，小型和簡單的會議可能會大大超出中央規(guī)劃團隊可以合理容納的數(shù)量。這就是活動所有者開始想知道他們是否可以找到合適的工具來收集注冊和自己管理這些會議的地方。
自助服務(wù)技術(shù)將在實現(xiàn)這一目標(biāo)方面發(fā)揮巨大作用?？梢詭椭顒铀姓吡私庾灾?wù)解決方案如何幫助小型和簡單會議的一些目標(biāo)是：
提高 IT 安全性并確保符合公司政策。
提高效率并更快地獲得更多響應(yīng)。
確保品牌一致性，以避免進一步的數(shù)據(jù)不一致。
確保對您的簡單會議的可見性，避免使用電子表格或免費調(diào)查工具創(chuàng)建的盲點，以跟蹤與會者、預(yù)算支出等。
4、具有即時預(yù)訂解決方案的市場會議室
如果您是專注于簡單和小型會議空間的買家或供應(yīng)商，并且希望避免傳統(tǒng)的 RFP 流程，那么即時預(yù)訂解決方案是最簡單的前進方式之一。
即時預(yù)訂解決方案不僅可以節(jié)省時間和成本，還可以讓您提供實時庫存以幫助贏得小型會議業(yè)務(wù)——所有這些都無需 RFP 流程。它還通過預(yù)先設(shè)定的條款和條件使銷售過程更加順暢，從而使合同變得更加容易。作為場地供應(yīng)商，在選擇即時預(yù)訂解決方案時需要牢記以下兩點：
確保該工具允許集成并擁有正確的技術(shù)，這樣您就不必在多個地方重復(fù)輸入和管理庫存。能夠?qū)崟r訪問庫存的解決方案提供商可以讓供應(yīng)商輕松地在工具中提供該信息。
確保即時預(yù)訂工作流程無縫、整體地整合到您的活動技術(shù)平臺中。
5、網(wǎng)絡(luò)研討會作為簡單的小型會議
網(wǎng)絡(luò)研討會在小型和簡單的會議中占有重要地位，因為它們允許您與觀眾分享更親密的時刻，并最終促進有影響力的互動。但是，我們不要將“簡單”和“小”與“平淡無奇”和“未經(jīng)排練”混為一談。作為活動負責(zé)人，您仍然需要有意識地處理您的內(nèi)容，以充分利用您的網(wǎng)絡(luò)研討會。
網(wǎng)絡(luò)研討會在 2022 年的總體活動計劃中適合哪些方面?
并非所有活動都是網(wǎng)絡(luò)研討會，但所有網(wǎng)絡(luò)研討會都是活動。因此，如果您在網(wǎng)絡(luò)研討會期間沒有在整個活動計劃中與觀眾一起查看每個接觸點，那么您可能會錯過收集有關(guān)觀眾的更深入見解并在以后講述一個有凝聚力的故事的機會。
例如，如果您計劃在那年晚些時候舉行一次混合用戶會議，您可能想了解哪些網(wǎng)絡(luò)研討會表現(xiàn)最好并擴展這些研討會。這是開始計劃過程并了解您的網(wǎng)絡(luò)研討會如何融入您的總體活動計劃的好地方。
您如何創(chuàng)建更有影響力的網(wǎng)絡(luò)研討會?
在您的網(wǎng)絡(luò)研討會期間，在旅程的每一步都為您的觀眾創(chuàng)造深思熟慮的參與度。從最初的電子郵件邀請到注冊過程，然后從現(xiàn)場演示到演出后的劇本，始終尋求創(chuàng)造讓您遠離喧囂的時刻。
這些參與機會是您跨過一條充滿其他品牌爭奪觀眾時間、注意力和金錢的洶涌河流的墊腳石。因此，投資一個網(wǎng)絡(luò)研討會解決方案，讓您創(chuàng)建一個對您的觀眾來說輕松愉快的品牌之旅，并且可以產(chǎn)生引人入勝的內(nèi)容，而不僅僅是在幻燈片上談?wù)摰娜?。?dāng)您考慮如何吸引觀眾時，請確保您的網(wǎng)絡(luò)研討會解決方案包含一個分析組件，該組件可根據(jù)每位與會者的行為為您的團隊提供可操作的見解。
6、簡單和小型會議的未來
作為營銷人員和活動策劃者，如果我們開始將簡單和小型的會議視為完整的活動，我們的觀眾也會效仿。我們必須擺脫將這些會議視為低強度的演示文稿。簡單和小型會議和網(wǎng)絡(luò)研討會的世界將由開始創(chuàng)建引人入勝且深思熟慮的內(nèi)容的組織主導(dǎo)，值得展示。
今天，我們都瞄準(zhǔn)的事件基準(zhǔn)是相似的，因為我們使用的是相同的策略。如果我們開始為簡單而小型的會議制定策略，這些會議計劃周密，充滿深思熟慮的時刻，我們的觀眾將開始出現(xiàn)，期待他們不想錯過的真實、現(xiàn)場互動。這就是品牌在 2022 年及以后與客戶建立牢不可破的紐帶的方式。
