會(huì)議看起來(lái)和以前不一樣了。曾經(jīng)面對(duì)面的、為期一周的策劃奇跡，他們現(xiàn)在已經(jīng)過(guò)渡到數(shù)字世界。雖然全球環(huán)境導(dǎo)致了這種變化，但虛擬會(huì)議的好處已經(jīng)出現(xiàn)，這是以前無(wú)法理解的，現(xiàn)在有虛擬會(huì)議最佳實(shí)踐可供遵循，以充分利用您的活動(dòng)。更高的出席率、更大的可訪(fǎng)問(wèn)性、廣泛的品牌知名度、更好和可重復(fù)播放的內(nèi)容、虛擬會(huì)議等優(yōu)勢(shì)已證明它們值得在您的活動(dòng)策劃手冊(cè)中占有一席之地。
在未來(lái)，這可能意味著隨著現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的回歸，混合活動(dòng)的增加，仔細(xì)合并虛擬和現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)以獲得兩者的好處。當(dāng)您策劃下一次虛擬會(huì)議并成為虛擬體驗(yàn)專(zhuān)家時(shí)，這里有
16 個(gè)虛擬會(huì)議最佳建議可供考慮。
1、設(shè)定明確的虛擬會(huì)議目的
這不應(yīng)該是新聞。您策劃的每個(gè)活動(dòng)，無(wú)論是面對(duì)面的、虛擬的還是混合的，都必須圍繞一個(gè)明確的目的。虛擬會(huì)議尤其需要明確的目的，因?yàn)樗鼘⒅笇?dǎo)活動(dòng)的制作、所需的技術(shù)和創(chuàng)建的內(nèi)容。
在規(guī)劃過(guò)程的一開(kāi)始就確定您的虛擬會(huì)議目的。這個(gè)目的可以是教育、網(wǎng)絡(luò)、收集潛在客戶(hù)或提高品牌知名度，但不要試圖做太多。
2、確定您的目標(biāo)受眾
您希望誰(shuí)參加您的虛擬會(huì)議?在設(shè)置虛擬會(huì)議目的時(shí)確定您的目標(biāo)受眾。這將指導(dǎo)您的營(yíng)銷(xiāo)工作、您選擇在活動(dòng)中發(fā)言的人以及活動(dòng)的整體設(shè)計(jì)。
請(qǐng)記住，當(dāng)您進(jìn)行虛擬化時(shí)，您可以通過(guò)面對(duì)面的活動(dòng)接觸到更多您可能無(wú)法接觸到的人。地理位置不再是出勤率的決定因素。如果您要走向全球，請(qǐng)確保將時(shí)區(qū)、語(yǔ)言和其他因素考慮在內(nèi)。
3、打造成功的活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)
數(shù)字事件改變了很多事情，其中之一就是策劃團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)。過(guò)去，規(guī)劃和營(yíng)銷(xiāo)團(tuán)隊(duì)各自為政，獨(dú)立開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)和網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)項(xiàng)目。隨著活動(dòng)在線(xiàn)上進(jìn)行，這些團(tuán)隊(duì)看到了聯(lián)合起來(lái)的必要性。合并您的營(yíng)銷(xiāo)和規(guī)劃團(tuán)隊(duì)來(lái)規(guī)劃虛擬會(huì)議可以讓雙方都利用他們的技能。
營(yíng)銷(xiāo)人員可以使用從構(gòu)建目標(biāo)粉碎網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)策劃中開(kāi)發(fā)的技術(shù)，而策劃人員可以利用他們的物流和活動(dòng)敏銳度來(lái)創(chuàng)建成功的活動(dòng)。您的虛擬會(huì)議夢(mèng)之隊(duì)?wèi)?yīng)該涉及物流、生產(chǎn)、技術(shù)、需求生成、數(shù)字營(yíng)銷(xiāo)和營(yíng)銷(xiāo)技術(shù)。
4、選擇合適的虛擬會(huì)議技術(shù)/軟件
虛擬會(huì)議需要更多的技術(shù)投資。一旦您有了明確的活動(dòng)目的和對(duì)內(nèi)容需求的理解，您就能夠確定您需要什么樣的虛擬活動(dòng)解決方案。有很多種，有些像視頻流選項(xiàng)一樣簡(jiǎn)單，有些則是整個(gè)事件營(yíng)銷(xiāo)和管理平臺(tái)的一部分。
您的活動(dòng)需求將決定您的需求，但您至少需要注冊(cè)、電子郵件營(yíng)銷(xiāo)、流媒體功能、內(nèi)容存儲(chǔ)。此外，您應(yīng)該有讓與會(huì)者參與的方式，例如虛擬貿(mào)易展位、約會(huì)、聊天、問(wèn)答和調(diào)查。
5、創(chuàng)建一個(gè)易于導(dǎo)航的注冊(cè)網(wǎng)站
您的虛擬會(huì)議注冊(cè)網(wǎng)站是潛在與會(huì)者、贊助商和參展商查找虛擬會(huì)議信息的首選之地。這些虛擬活動(dòng)網(wǎng)站通常充當(dāng)稍后活動(dòng)的中心，因此構(gòu)建一個(gè)設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、易于搜索且可在計(jì)算機(jī)和移動(dòng)設(shè)備上訪(fǎng)問(wèn)的網(wǎng)站非常重要。
要包含在您的注冊(cè)網(wǎng)站上的最重要的項(xiàng)目。
· 虛擬會(huì)議名稱(chēng)、目的和品牌
· 包括日期、時(shí)間和重點(diǎn)主題演講和一般會(huì)議的議程
· 會(huì)議費(fèi)用——如果有的話(huà)
· 如何在活動(dòng)期間和之后訪(fǎng)問(wèn)內(nèi)容
· 聯(lián)系信息和常見(jiàn)問(wèn)題解答
6、推銷(xiāo)您的虛擬會(huì)議
虛擬活動(dòng)空間很擁擠。通過(guò)如此多的競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)來(lái)宣傳您的會(huì)議可能具有挑戰(zhàn)性。電子郵件營(yíng)銷(xiāo)是定位受眾的好方法。創(chuàng)建分層邀請(qǐng)系統(tǒng)以引起興趣。此外，使用社交媒體、數(shù)字廣告和員工倡導(dǎo)者來(lái)提高對(duì)事件的認(rèn)識(shí)并激發(fā)興趣。
通過(guò)虛擬會(huì)議，注冊(cè)并不是最難的部分——尤其是在活動(dòng)免費(fèi)的情況下。下一步?讓注冊(cè)的與會(huì)者在當(dāng)天出現(xiàn)。這意味著創(chuàng)建一個(gè)引人入勝的電子郵件活動(dòng)，在社交媒體上設(shè)置挑戰(zhàn)，并保持對(duì)活動(dòng)的關(guān)注。
7、尋找虛擬會(huì)議贊助商和參展商
在成本方面，虛擬會(huì)議仍在尋找出路。目前尚不清楚參加者的最佳薪酬模式是什么，這可能會(huì)使活動(dòng)預(yù)算變得具有挑戰(zhàn)性。增加您的贊助資金是影響您的底線(xiàn)的最快方法。
創(chuàng)建與贊助商目標(biāo)一致的贊助包。層級(jí)是為贊助商提供各種級(jí)別的好方法。贊助的最常見(jiàn)原因是直接的觀眾參與和品牌知名度。贊助商將最關(guān)心成本以及它是否等于贊助的感知價(jià)值，而您將需要考慮所涉及的所需努力。
8、為與會(huì)者準(zhǔn)備禮物
僅僅因?yàn)槟幕顒?dòng)不是面對(duì)面的，并不意味著禮物必須消失。沒(méi)有什么比免費(fèi)的東西更讓與會(huì)者喜歡的了。無(wú)論是直郵還是數(shù)字禮物，都希望與贊助商合作，為您的與會(huì)者提供一些禮物。一些受歡迎的物品是咖啡或餐券、零食、馬克杯、口罩以及免費(fèi)或打折的運(yùn)動(dòng)課程。
9、找到吸引與會(huì)者的獨(dú)特方式
在虛擬會(huì)議期間分心很普遍。互聯(lián)網(wǎng)、工作和家庭都在附近，隨時(shí)可以吸引與會(huì)者的注意力。為了減少干擾，更加強(qiáng)調(diào)與會(huì)者的參與度。
在會(huì)議期間利用問(wèn)答、聊天等虛擬活動(dòng)技術(shù)工具。設(shè)置打破一天的社交活動(dòng)，并為與會(huì)者提供一種無(wú)需移動(dòng)或說(shuō)話(huà)就盯著屏幕進(jìn)行交互的方式。有關(guān)更多信息，請(qǐng)閱讀參加虛擬會(huì)議的提示。
10、提高一般會(huì)議和主題演講的制作水平
雖然高度生成的會(huì)話(huà)可能很昂貴，但它們可能是值得的。如果您負(fù)擔(dān)不起讓專(zhuān)家為您制作所有會(huì)議，請(qǐng)專(zhuān)注于一般會(huì)議和主題演講。最重要的會(huì)議需要一些額外的工作來(lái)招待與會(huì)者。
11、聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)司儀
虛擬會(huì)議經(jīng)常錯(cuò)過(guò)的一件事是將會(huì)議、主題演講和網(wǎng)絡(luò)連接在一起的機(jī)會(huì)，這樣他們就不會(huì)感到脫節(jié)。專(zhuān)業(yè)的主持人可以解決這個(gè)問(wèn)題。通過(guò)聘請(qǐng)某人發(fā)布公告、主持問(wèn)答環(huán)節(jié)以及開(kāi)始和結(jié)束熱門(mén)會(huì)議，您可以為會(huì)議注入幽默和樂(lè)趣。
在尋找合適的司儀時(shí)，請(qǐng)考慮一下您的活動(dòng)的基調(diào)。你需要一個(gè)嚴(yán)肅或愚蠢的人嗎?您的司儀將是活動(dòng)中最引人注目的人。選擇了解您所在行業(yè)和與會(huì)者痛點(diǎn)的人。
12、促進(jìn)與會(huì)者和贊助商之間的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議
將分組會(huì)議、約會(huì)和社交活動(dòng)納入您的議程。贊助商的主要好處之一是在您的活動(dòng)中收集線(xiàn)索。由您來(lái)創(chuàng)造這些潛在客戶(hù)收集機(jī)會(huì)。
除了贊助商和參展商之外，與會(huì)者還希望與其他與會(huì)者建立聯(lián)系。提供歡樂(lè)時(shí)光、會(huì)議期間的休息時(shí)間或與會(huì)者見(jiàn)面和交談的機(jī)會(huì)。
13、用技巧和技術(shù)準(zhǔn)備虛擬會(huì)議發(fā)言人
沒(méi)有人喜歡用噼啪作響的音頻或昏暗的揚(yáng)聲器觀看會(huì)議。在活動(dòng)開(kāi)始前向您的演講者發(fā)送他們需要的技術(shù)或要購(gòu)買(mǎi)的物品清單，并與他們一起練習(xí)以確保他們了解如何使用它。
要為成功設(shè)置演講者，請(qǐng)向他們發(fā)送：麥克風(fēng)、相機(jī)、環(huán)形燈、有關(guān)如何設(shè)置背景和穿什么的提示，以及在會(huì)議期間放置在框架中的會(huì)議紀(jì)念品。
14、使用數(shù)據(jù)和分析來(lái)衡量虛擬會(huì)議的成功
虛擬事件可能與現(xiàn)場(chǎng)事件不同地確定成功，但在事件發(fā)生后回顧勝利和失敗仍然很重要。會(huì)議出席率、與會(huì)者參與度和收集的潛在客戶(hù)將始終是分析的關(guān)鍵因素。
要查看的其他數(shù)據(jù)?會(huì)議時(shí)間、會(huì)議參與度、技術(shù)成功以及活動(dòng)期間和之后的調(diào)查結(jié)果。
15、錄制會(huì)議并在活動(dòng)結(jié)束后提供
在虛擬會(huì)議上，每個(gè)會(huì)議、每個(gè)主題演講、每個(gè)演講者都會(huì)被記錄下來(lái)。您可以選擇在事后為錯(cuò)過(guò)會(huì)議的與會(huì)者提供會(huì)議，或者您可以將它們添加到您的需求生成策略中。
利用您的內(nèi)容。在虛擬會(huì)議之后將熱門(mén)會(huì)議用作網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)，以吸引新的潛在客戶(hù)?？紤]將會(huì)話(huà)重新用于電子書(shū)、信息圖表或博客，以在不同的層面上參與。
16、建立支持團(tuán)隊(duì)并準(zhǔn)備好解決技術(shù)問(wèn)題
這是一個(gè)大問(wèn)題。雖然您的策劃團(tuán)隊(duì)可能了解您的虛擬活動(dòng)軟件的來(lái)龍去脈，但他們并不是技術(shù)大師。建立一個(gè)支持團(tuán)隊(duì)，以防您遇到互聯(lián)網(wǎng)、流媒體、?虛擬會(huì)議平臺(tái)以及其他任何需要真正專(zhuān)家來(lái)解決的問(wèn)題。
我們都知道墨菲定律在事件中完全有效。什么會(huì)出錯(cuò)，就會(huì)出錯(cuò)。尋找一個(gè)知識(shí)淵博、經(jīng)驗(yàn)豐富并允許開(kāi)放溝通渠道的支持團(tuán)隊(duì)。
成功的虛擬會(huì)議借助這些虛擬會(huì)議最佳實(shí)踐，您可以獲得策劃一場(chǎng)盛大活動(dòng)所需的技巧。請(qǐng)記住，在策劃時(shí)，請(qǐng)始終設(shè)身處地為與會(huì)者著想。在您開(kāi)展活動(dòng)時(shí)考慮他們的觀點(diǎn)和需求，以及贊助商、參展商和您的組織的需求。
