2022.07.20
這是“認(rèn)識策劃者”簡介系列中的其中一個，我們從中獲得活動策劃者對其工作、動機(jī)和挑戰(zhàn)的見解，以及他們對場地和酒店互動的看法。
Leanna Mosquera 喜歡忙碌。幸運(yùn)的是，作為 AxoGen 的會議和活動專家，“從來沒有空閑時間，”她說。這似乎不是一份工作中理想的品質(zhì)，但全職公司規(guī)劃的不斷變化、不斷變化的性質(zhì)正是 Leanna 的拿手好戲?！拔抑牢矣?100 件不同的事情要做，而且每一天都會看起來非常不同——這絕對是我繼續(xù)前進(jìn)的動力，”她說。AxoGen 是一家位于佛羅里達(dá)州阿拉楚阿的人體組織公司，它開發(fā)的技術(shù)可以幫助神經(jīng)損傷患者恢復(fù)感覺和功能。在過去的一年半里，Leanna 一直在舉辦他們的教育活動，這些活動對外科醫(yī)生進(jìn)行新技術(shù)和數(shù)據(jù)培訓(xùn)，使他們能夠更好地幫助患者。雖然公司組織了多達(dá) 300 個小型，一年的地區(qū)性活動，是 20 多個更大的項目占用了 Leanna 的大部分時間。他們在美國各地舉行，每場約有 60 人參加。“我知道與大型會議相比，它們聽起來很小，但我們負(fù)責(zé)預(yù)訂一切——餐飲、旅行、酒店、異地晚餐?！?/p>
無論預(yù)算有多大，策劃者總是可以使用更多
即使參加人數(shù)相對較少，Leanna 于 2010 年開始了她的策劃師職業(yè)生涯，她很幸運(yùn)地看到她在 AxoGen 的活動預(yù)算有所增加——這在她以前在教育領(lǐng)域的職位上并非總是如此。“我們公司真的相信我們所做的事情。但他們顯然想要好的推理和好的數(shù)據(jù)來繼續(xù)給我們更多的錢，”她說。自從她說服 AxoGen 高管投資 Cvent 的活動管理平臺以來，提供確鑿的證據(jù)來證明她的活動預(yù)算是很容易的。該技術(shù)使她和她的團(tuán)隊可以立即訪問他們需要的所有分析見解和報告。公司愿意給的任何錢，Leanna 都可以使用?！拔艺J(rèn)為所有規(guī)劃者都在為預(yù)算限制而苦苦掙扎。我們有一個健康的預(yù)算，但仍然不夠。我知道如果我有更多的錢來做這件事，我可以讓活動更加順利，或者給外科醫(yī)生更多的經(jīng)驗。所以我們一直在努力發(fā)揮創(chuàng)造力?！?/p>
與會者希望有度假潛力的會議目的地
對于較大的教育項目，Leanna會尋找有“假期抽獎”的美國目的地。她喜歡在有吸引力的大城市吸引外科醫(yī)生，他們可能會帶著家人一起去，或者多休幾天假。她并不孤單：在Cvent 的 2018 年全球規(guī)劃師采購報告中，21% 的規(guī)劃師將場館外的活動和景點(diǎn)列為對其目的地選擇的最大影響，高于 2017 年報告的 18%。與此同時，與會者正在關(guān)注所謂的“休閑”趨勢。在 GBTA 基金會 2017 年的一項調(diào)查中，37% 的北美商務(wù)旅行者在過去一年中為了休閑而延長了工作旅行。
關(guān)注 RFP 細(xì)節(jié)的場地具有優(yōu)勢
雖然選擇目的地可能并不復(fù)雜，但在這些城市確定合適的地點(diǎn)并不總是那么簡單。在 RFP 過程中，當(dāng)酒店銷售人員建議替代日期或太小的會議室時，Leanna 會感到沮喪，“即使我們告訴他們我們的具體需求和日期?！?她說，使用Cvent 供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)由于其非常具體的形式，它幫助減少了這些問題，但場地仍然需要注意 RFP 的細(xì)節(jié)——它們在許多層面上仍然非常重要。如果回復(fù)的名稱或日期在錯誤的月份有誤，“顯然你根本沒有真正注意提案，”Leanna 說?！拔覜]有時間為我們所做的每個項目檢查 30 個不正確的響應(yīng)”，因此提供不充分信息的場所更有可能立即被拒絕。如果酒店需要提供不同日期或特定會議室(例如，另一個大團(tuán)體)有特定原因，則工作人員應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)卣f明原因?！叭绻覀冎浪麄?yōu)槭裁匆岢銎渌ㄗh的所有細(xì)節(jié)，這肯定會讓我們嘗試變得更靈活一些，”Leanna 說。她還希望酒店銷售經(jīng)理能夠簡化他們的電話交談?！拔抑幌肽闷痣娫挻螂娫?，但他們想安排一個小時的會議來詳細(xì)討論他們的提案。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！? Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！?Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產(chǎn)?！?Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應(yīng)中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細(xì)節(jié)。
現(xiàn)場經(jīng)驗決定重復(fù)業(yè)務(wù)的可能性
一旦酒店通過了 Leanna 的 RFP 流程，一切都與現(xiàn)場體驗有關(guān)，特別是因為 AxoGen 的活動利用了幾乎所有可用的酒店服務(wù)，從視聽設(shè)備到禮賓服務(wù)再到交通。“如果宴會工作人員沒有定期補(bǔ)充自助餐線或 Wi-Fi 無法正常工作，這些都是讓我們考慮更換酒店的事情。” 另一方面，良好的體驗肯定會贏得 Leanna 的忠誠度和回頭客?！叭绻麊T工非常出色，而且我們不必要求任何東西——他們只是預(yù)測我們的需求——我們自然愿意回到那處房產(chǎn)?！? 她并不指望事情會一帆風(fēng)順。事實上，她遵循的建議是你必須保持冷靜，“即使世界正在分崩離析。加強(qiáng)關(guān)系，吸引業(yè)務(wù)。
